Comment envoyer un message ?
Il est possible d'envoyer un message depuis Payt pour un dossier (client, affaire ou facture). Le message sera visible par le client via le portail en ligne, et celui-ci sera notifié par e-mail.
Si un client n'a pas d'adresse e-mail enregistrée dans Payt, aucun e-mail ne sera envoyé et le client ne recevra pas de notification. Le message restera néanmoins visible dans son portail de facturation en ligne.
Comment envoyer un message à un client :
Cliquez sur 'E-mail' en haut de la chronologie d'un dossier.
Définissez les destinataires (par défaut l'adresse e-mail générale du client), l'objet et le contenu, ajoutez éventuellement une pièce jointe, ou choisissez un message standard.
Cliquez sur 'Envoyer au client'.
Remarque : les messages sont envoyés au nom de l'utilisateur qui a créé le message.
Où retrouver un message envoyé ?
Les messages envoyés apparaissent à trois endroits dans Payt :
Dans la chronologie du dossier.
Dans la boîte de réception Payt.
Dans le portail de facturation du client.
Conseil : la chronologie indique quand le message a été envoyé, à quelle adresse e-mail, par quel utilisateur et s'il a été ouvert. Vous pouvez également renvoyer un message via les trois points à droite de celui-ci.
Comment créer un message standard ?
Si vous envoyez souvent les mêmes messages, les messages standard peuvent vous faire gagner du temps. Pour en créer un :
Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage en haut à droite de Payt pour ouvrir les paramètres d'administration.
Accédez à 'Messages' dans le menu de gauche.
Cliquez sur 'Ajouter un message standard'.
Définissez la description, les adresses e-mail CC/BCC par défaut éventuelles et le texte du message. Vous n'avez pas besoin d'ajouter une signature — elle sera ajoutée automatiquement si vous en avez configuré une.
Cliquez sur 'Sauvegarder le message standard'.
Comment envoyer un message à plusieurs clients en même temps ?
Pour envoyer un message à plusieurs dossiers simultanément :
Accédez à la vue des factures, clients ou affaires dans Payt (selon l'endroit depuis lequel vous souhaitez envoyer).
Sélectionnez les dossiers auxquels vous souhaitez envoyer un message.
Cliquez sur 'Envoyer des messages'.
Ajoutez l'objet, le message et une pièce jointe éventuelle, ou choisissez un message standard.
Cliquez sur 'Envoyer au client'. Le même message sera envoyé individuellement à chacun des dossiers sélectionnés.