Pour gérer les réponses automatiques, vous avez besoin d'au moins des droits d'administrateur au niveau de l'entreprise.
Comment configurer une réponse automatique ?
Accédez aux paramètres de l'entreprise via l'icône en forme d'engrenage en haut à droite.
Cliquez sur l'onglet « Messages » et accédez à la section « Réponse automatique ».
Saisissez votre message dans le champ de texte. Ce champ est obligatoire.
Indiquez éventuellement une date de début et/ou une date de fin :
Date de début : laissez ce champ vide pour activer la réponse automatique immédiatement après l'enregistrement.
Date de fin : laissez ce champ vide pour que la réponse automatique reste active jusqu'à ce que vous la modifiiez ou la supprimiez vous-même.
Choisissez comment les clients qui envoient un message via le portail de facturation en ligne verront la réponse automatique (voir l'explication ci-dessous).
Cliquez sur « Enregistrer les modifications » pour activer la réponse automatique.
Une seule réponse automatique peut être active par entreprise à la fois.
Comment le client voit-il la réponse automatique ?
La façon dont le client reçoit la réponse automatique dépend de la manière dont il a envoyé son message :
En dehors du portail de facturation en ligne (par e-mail) : la réponse automatique est envoyée par e-mail.
Via le portail de facturation en ligne : le bouton bascule « Afficher le message comme notification dans le portail client » détermine comment la réponse automatique est affichée :
Bouton activé (par défaut) : le client voit la réponse automatique comme une notification en haut de la chronologie dans le portail.
Bouton désactivé : la réponse automatique apparaît comme un message envoyé ordinaire dans la chronologie, comme une réponse normale, mais aucun e-mail n'est envoyé.
Conseil : vous ne savez pas quoi choisir ? Laissez le paramètre activé. Le client verra alors la réponse dès qu'il ouvrira le portail de facturation en ligne.
Comment désactiver une réponse automatique ?
Retournez à l'onglet « Messages » dans les paramètres de l'entreprise. Cliquez sur le bouton rouge « Supprimer » à côté de la réponse automatique active. La réponse sera désactivée immédiatement.