Qu'est-ce qu'une note interne ?
Une note interne est une annotation que vous enregistrez dans Payt, destinée à un usage interne. Vous pouvez les ajouter à trois niveaux de dossier :
Niveau facture : une note relative à une facture spécifique
Niveau client : une note concernant un client en général
Niveau dossier de recouvrement : une note dans un dossier de recouvrement spécifique
Les notes sont toujours uniquement visibles par les utilisateurs au sein de votre environnement Payt. Les clients ne peuvent pas consulter les notes.
Ajouter une note interne
Accédez à la facture, au client ou au dossier de recouvrement souhaité et cliquez sur l'option pour ajouter une note interne.
Vous verrez alors un formulaire avec les champs suivants :
Description (obligatoire) – Il s'agit de la note elle-même. Ce champ est obligatoire ; vous ne pouvez pas enregistrer la note sans texte.
Destinataires (optionnel) – Souhaitez-vous informer d'autres personnes de la note ? Vous pouvez ajouter un ou plusieurs destinataires qui recevront la note par e-mail en cliquant sur le bouton 'Ajouter des destinataires'.
Il peut s'agir d'autres utilisateurs Payt, de relations externes, ou d'autres adresses e-mail que vous saisissez manuellement. La note elle-même reste interne ; le destinataire reçoit une notification par e-mail.
Pièces jointes (optionnel) – Vous pouvez ajouter des fichiers pertinents à la note, tels que des documents, des captures d'écran ou de la correspondance. Les pièces jointes sont également exclusivement visibles par les utilisateurs internes et donc non accessibles au client.
Rappel (optionnel) – Si vous souhaitez être rappelé de la note ultérieurement, vous pouvez configurer un rappel. À l'heure définie, un e-mail de rappel sera automatiquement envoyé à l'adresse choisie. Vous indiquez les éléments suivants :
Date et heure : quand le rappel doit être envoyé
Destinataire du rappel : il peut s'agir de votre propre adresse e-mail, d'un utilisateur Payt, d'une relation externe, ou d'une autre adresse e-mail que vous saisissez manuellement.
Où retrouver les notes internes ?
Toutes les notes sont visibles dans la timeline de la facture, du client ou du dossier de recouvrement concerné.