Que sont les relations ?
Les relations sont des personnes extérieures à votre fichier de clients que vous souhaitez régulièrement impliquer dans des messages ou des notes dans Payt. Il peut s'agir de partenaires externes, de comptables, de collègues d'autres services ou d'autres parties prenantes qui n'ont pas de compte dans Payt mais qui doivent parfois recevoir un message.
Une relation reçoit uniquement les messages auxquels vous l'avez explicitement ajoutée en CC ou BCC. Elle n'a pas accès à Payt elle-même.
La différence avec les gestionnaires de relations, par exemple : les relations ne sont pas liées à un client spécifique, mais à votre organisation dans son ensemble. Vous les gérez en un seul endroit central et pouvez les utiliser dans plusieurs administrations.
Quand utiliser les relations ?
Vous utilisez les relations lorsque vous souhaitez régulièrement inclure une personne dans les communications depuis Payt, mais que cette personne n'est pas un client. Par exemple :
Un huissier externe qui souhaite recevoir une copie de certaines relances
Un comptable ou conseiller qui doit suivre certaines correspondances
Un collaborateur interne sans compte Payt, mais qui doit être tenu informé d'un dossier particulier
Comment configurer les relations ?
Les relations sont gérées au niveau de l'organisation.
Commencez sur le tableau de bord de votre organisation en cliquant sur le logo Payt en haut à gauche.
Cliquez sur le bouton 'Paramètres de l'organisation' en haut à droite.
Accédez à l'onglet 'Relations externes' dans le menu de gauche.
Cliquez sur 'Ajouter une relation' en haut à droite.
Remplissez les informations suivantes :
Nom - Le nom de la personne ou de l'entreprise
Adresse e-mail - L'adresse à laquelle cette personne souhaite recevoir les messages
Administrations - Les administrations dans lesquelles cette relation doit être disponible.
Si vous laissez ce champ vide, la relation ne sera disponible nulle part ; veillez donc à sélectionner les administrations concernées. Vous pouvez associer la relation à autant d'administrations que vous le souhaitez.
Confirmez les informations avec le bouton 'Ajouter une relation'.
La relation est désormais disponible dans les administrations sélectionnées.
Comment utiliser une relation lors de l'envoi de messages ou de notes ?
Les relations peuvent être ajoutées en CC ou BCC lors de l'envoi de messages à des clients, ainsi que lors du transfert d'une note interne.
Pour ce faire, suivez d'abord les étapes habituelles pour ajouter un message ou une note interne. Pour les messages, cliquez ensuite sur le champ CC ou BCC et vous verrez la relation apparaître (à côté des autres utilisateurs Payt). Pour les notes internes, vous pouvez insérer directement un utilisateur Payt ou une relation via 'Ajouter un destinataire'.
La relation sélectionnée recevra une copie du message ou de la note à l'adresse e-mail configurée.