Dans Payt, vous pouvez ajuster les étapes planifiées d'une facture ou d'un dossier de recouvrement via le bouton 'Modifier l'étape' au centre de la page de détail de la facture ou du dossier de recouvrement. Ceci est utile lorsque vous avez pris des dispositions avec un client, souhaitez corriger une erreur ou adapter le moment d'envoi à la situation.
Vous pouvez modifier les étapes d'une facture ou d'un dossier de recouvrement si vous disposez au minimum des droits standard dans Payt.
Remarque : utilisez-vous des rappels groupés pour les factures ? Payt détermine alors automatiquement quand les rappels sont envoyés. Le bouton 'Modifier l'étape' n'est pas disponible pour les factures relevant des rappels groupés.
En savoir plus : Comment fonctionnent les rappels groupés dans Payt ?
Consulter l'étape suivante
Avant de modifier une étape, il est utile de savoir quelle étape est planifiée et quand elle sera exécutée. Ouvrez la page de détail de la facture ou du dossier de recouvrement. Sur le côté gauche de l'écran, vous pouvez voir :
quelle étape sera exécutée et quand
quelle méthode d'envoi sera utilisée
à quelle adresse e-mail, adresse postale ou numéro de téléphone l'étape sera envoyée
Exemple de description de l'étape suivante :
Le 1er mai, le premier rappel sera envoyé
E-mail à demo@exemple.fr
Vous pouvez cliquer sur le texte bleu de la méthode d'envoi (par exemple 'E-mail') pour ouvrir un aperçu de ce qui sera exactement envoyé au client.
Options sous 'Modifier l'étape'
Réinitialiser l'étape
Utilisez cette option si vous souhaitez qu'une étape précédente soit à nouveau exécutée; par exemple si vous avez corrigé l'adresse e-mail d'un client et souhaitez renvoyer la facture.
Sélectionnez 'Réinitialiser l'étape' sous 'Modifier l'étape'. Vous choisissez ensuite à quelle étape vous souhaitez réinitialiser la facture et à quelle date l'étape doit être exécutée (par défaut, c'est aujourd'hui). L'ensemble du parcours de facturation ou de recouvrement sera alors redémarré à partir de cette étape.
Passer l'étape suivante
Utilisez cette option si une étape planifiée n'est plus nécessaire, par exemple parce que vous avez déjà envoyé la facture vous-même, ou parce que vous souhaitez ignorer un rappel dans ce cas.
Sélectionnez 'Passer l'étape suivante' sous 'Modifier l'étape'. Confirmez votre choix pour ignorer l'étape suivante de la facture. L'étape suivante de la facture ou du dossier de recouvrement sera alors planifiée.
Remarque : l'omission des étapes planifiées dans les factures ne peut pas être annulée. Lors de l'omission, assurez-vous que cela se fait dans la bonne facture et que seule l'étape souhaitée est ignorée.
Ignorer l'étape d'envoi pour plusieurs factures à la fois
Souhaitez-vous ignorer l'envoi de plusieurs factures à la fois ? Sélectionnez les factures souhaitées dans l'aperçu des factures et choisissez 'Actions groupées' > 'Ignorer l'envoi de la facture' en haut à droite.
Reprogrammer l'étape suivante
Utilisez cette option si vous souhaitez reporter le moment de l'étape suivante, par exemple parce qu'un client a indiqué qu'il paiera à une date spécifique et que vous souhaitez reporter le rappel jusqu'à cette date.
Sélectionnez 'Reprogrammer l'étape suivante' sous 'Modifier l'étape' et définissez la date souhaitée. Payt tient compte des jours fériés, des week-ends et des jours d'envoi autorisés lors de la planification.
Exécuter l'étape suivante
Utilisez cette option si vous ne souhaitez pas attendre l'étape suivante mais souhaitez qu'elle soit exécutée dès que possible, par exemple parce que vous avez parlé à un client et souhaitez envoyer un rappel immédiatement.
Sélectionnez 'Exécuter l'étape suivante' sous 'Modifier l'étape'. À la première occasion, Payt exécutera automatiquement l'étape.
