Au centre de la page d'une facture ou d'un dossier de recouvrement se trouve le bouton « Modifier l'étape ». Ce bouton est utile lorsque, par exemple, vous avez pris des dispositions avec votre client, souhaitez corriger une erreur ou adapter le moment d'envoi à la situation.
Consulter l'étape suivante
Avant de modifier une étape, il est utile de savoir quelle étape est planifiée et quand elle sera exécutée. Ouvrez la page de la facture ou du dossier de recouvrement. Sur le côté gauche de l'écran, vous pouvez voir :
Quelle étape sera exécutée et quand
Quelle méthode d'envoi sera utilisée
À quelle adresse e-mail, adresse postale ou numéro de téléphone l'étape sera envoyée
Exemple de description de l'étape suivante :
Le 1er mai, le premier rappel sera envoyé
E-mail à demo@exemple.fr
Vous pouvez cliquer sur le texte bleu de la méthode d'envoi (par exemple 'E-mail') pour ouvrir un aperçu de ce qui sera exactement envoyé au client.
Options sous 'Modifier l'étape'
Réinitialiser l'étape
Utilisez cette option si vous souhaitez qu'une étape précédente soit à nouveau exécutée, par exemple si vous avez corrigé l'adresse e-mail d'un client et souhaitez renvoyer la facture.
Sélectionnez « Réinitialiser l'étape » sous « Modifier l'étape ».
Choisissez à quelle étape vous souhaitez réinitialiser la facture et à quelle date l'étape doit être exécutée (par défaut, c'est aujourd'hui).
L'ensemble du parcours de facturation ou de recouvrement sera alors redémarré à partir de cette étape.
Passer l'étape suivante
Utilisez cette option si une étape planifiée n'est plus nécessaire — par exemple parce que vous avez déjà envoyé la facture vous-même, ou parce que vous souhaitez ignorer un rappel dans ce cas.
Ignorer une étape
Sélectionnez « Ignorer l'étape suivante » sous « Modifier l'étape ».
Confirmez votre choix pour ignorer l'étape planifiée de la facture.
L'étape suivante sera planifiée immédiatement.
Remarque : l'omission des étapes planifiées dans les factures ne peut pas être annulée. Lors de l'omission, assurez-vous que cela se fait dans la bonne facture et que seule l'étape souhaitée est ignorée.
Ignorer l'étape d'envoi pour plusieurs factures à la fois
Souhaitez-vous ignorer l'envoi de plusieurs factures à la fois ? Sélectionnez les factures souhaitées dans l'aperçu des factures et choisissez 'Actions groupées' > 'Ignorer l'envoi de la facture' en haut à droite.
Reprogrammer l'étape suivante
Utilisez cette option si vous souhaitez reporter le moment de l'étape suivante, par exemple parce qu'un client a indiqué qu'il paiera à une date spécifique et que vous souhaitez reporter le rappel jusqu'à cette date.
Sélectionnez « Reprogrammer l'étape suivante » sous « Modifier l'étape ».
Définissez la date souhaitée. Payt tient compte des jours fériés, des week-ends et des jours d'envoi autorisés lors de la planification.
Exécuter l'étape suivante
Utilisez cette option si vous ne souhaitez pas attendre l'étape suivante mais souhaitez qu'elle soit exécutée dès que possible — par exemple parce que vous avez parlé à un client et souhaitez envoyer un rappel immédiatement.
Sélectionnez « Exécuter l'étape suivante » sous « Modifier l'étape ». À la première occasion (le prochain moment d'envoi selon vos paramètres), Payt exécutera l'étape immédiatement.
Foire aux questions
Je ne vois pas le bouton « Modifier l'étape » - pourquoi ?
Je ne vois pas le bouton « Modifier l'étape » - pourquoi ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles le bouton « Modifier l'étape » peut ne pas apparaître :
Vous utilisez des rappels groupés pour les factures ; Payt détermine alors automatiquement quand les rappels sont envoyés. Le bouton « Modifier l'étape » n'est pas disponible pour les factures faisant l'objet de rappels groupés.
Vous ne disposez pas des autorisations suffisantes. Vous avez besoin d'au moins des autorisations standard pour voir le bouton « Modifier l'étape ».
Il s'agit d'un dossier de recouvrement qui a déjà été transmis à un huissier. Vous ne pouvez alors plus modifier les étapes du dossier de recouvrement.