Rechnungen in Payt können zwei Arten von Dateien zugeordnet werden: ein Rechnungsdokument und Rechnungsanhänge. Das sind zwei verschiedene Dinge mit jeweils eigenen Regeln.
Rechnungsdokument
Ein Rechnungsdokument ist die originale Rechnung im PDF-Format. Eine Rechnung hat immer maximal ein Rechnungsdokument.
Ein Rechnungsdokument ist erforderlich, um eine Rechnung an Ihren Kunden senden zu können. Fehlt das Rechnungsdokument, wird der Versand blockiert, bis das Dokument hinzugefügt wurde.
Bitte beachten: Möchten Sie nur eine Erinnerung senden und keine Rechnung? In diesem Fall ist ein Rechnungsdokument nicht erforderlich. Wir empfehlen jedoch, es immer hinzuzufügen, damit Ihr Kunde sofort sehen kann, worum es bei der Erinnerung geht.
UBL-Rechnungsdokument
Neben einer PDF können Sie auch ein UBL/XML-Dokument mit der Rechnung verknüpfen. Dies ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat.
Rechnungsanhang
Ein Rechnungsanhang ist ergänzende Dokumentation zur Rechnung, wie zum Beispiel eine Spezifikation oder ein Lieferschein. Eine Rechnung kann mehrere Anhänge in verschiedenen Dateiformaten haben. Ein Anhang ist immer optional und hat keinen Einfluss auf den Versandprozess.
Werden Dokumente und Anhänge an den Kunden mitgeschickt?
Sie entscheiden selbst, ob Rechnungsdokumente und -anhänge als E-Mail-Anhänge an Ihre Kunden gesendet werden.