Upload-Methoden
Es gibt vier Methoden, um Dateien zu einer Rechnung hinzuzufügen.
Methode 1: Über die Verbindung mit Ihrem Buchhaltungspaket
Wenn Rechnungsdokumente oder Rechnungsanhänge bereits in Ihrem Buchhaltungspaket verfügbar sind und Payt direkt mit Ihrem Buchhaltungspaket verbunden ist (d. h. Sie liefern keine Dateien über eine CSV/XML-Datei), kann Payt diese automatisch importieren und mit der richtigen Rechnung verknüpfen. Dies ist die am stärksten automatisierte Methode und wird als Standardvorgehensweise empfohlen.
Methode 2: Über Mail2Payt
Mit Mail2Payt können Sie Dateien per E-Mail an Payt liefern. Payt verknüpft die Datei anhand des Dateinamens automatisch mit der richtigen Rechnung. Dies ist eine automatisierte Methode, die in der Regel direkt aus einem Buchhaltungs- oder Fakturierungspaket funktioniert.
Mail2Payt ist standardmäßig nicht aktiviert und muss von einem Payt-Mitarbeiter eingerichtet werden. Dies geschieht häufig bereits während der Implementierung, kann aber auch später über den Servicedesk beantragt werden. Sie erhalten Ihre Mail2Payt-Adresse bei der Konfiguration. Haben Sie die Adresse verloren? Wenden Sie sich an den Servicedesk.
Mehr lesen: Wie funktioniert Mail2Payt?
Methode 3: Manuell über die Rechnungsseite
Sie können Dateien manuell auf der Rechnungsseite hochladen:
Rechnungsdokument oder UBL-Dokument: Verwenden Sie die Schaltfläche 'Dokument hinzufügen'. Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn noch kein Dokument verknüpft wurde.
Rechnungsanhänge: Verwenden Sie die Schaltfläche 'Rechnungsanhänge hinzufügen'. Diese Schaltfläche ist immer verfügbar, auch wenn bereits Anhänge hinzugefügt wurden.
Methode 4: Über eine ZIP-Datei
Möchten Sie mehrere Rechnungsdokumente, UBL-Dokumente oder Anhänge auf einmal hochladen? Das ist über eine ZIP-Datei auf der Seite 'Importe' möglich. Dies ist eine Ausnahmemethode und nicht als Standardvorgehensweise gedacht.
Aufmerksamkeit bei fehlenden Rechnungsdokumenten
Auf der Rechnungsseite können Sie einfach nach Rechnungen ohne Rechnungsdokument filtern. Gehen Sie zur Überschrift 'Aufmerksamkeit' und filtern Sie nach 'Rechnungsdokument fehlt'.
Technische Anforderungen
| PDF-Datei | UBL-Datei | Anhang |
Dateiformat | XML/UBL | Keine Einschränkung | |
Max. Dateigröße | 100 MB | 100 MB | 15 MB |
Max. Anzahl pro Rechnung | 1 | 1 | Kein Maximum |