Mit Mail2Payt können Sie Dateien an Payt liefern, indem Sie sie an eine spezielle Adresse senden, die für Ihre Verwaltung erstellt wurde. Dies ist eine automatisierte Methode: In der Praxis werden E-Mails nicht manuell versendet, sondern direkt aus einem Buchhaltungs- oder Fakturierungspaket, sobald eine Rechnung erstellt wird.
Was benötige ich?
Mail2Payt aktiviert
Mail2Payt ist standardmäßig nicht aktiviert. Ein Payt-Mitarbeiter muss es für Ihre Verwaltung einrichten. Dies geschieht in der Regel bereits während der Implementierung, kann aber auch danach über den Servicedesk beantragt werden.
Ihre Mail2Payt-Adresse
Sie erhalten Ihre Mail2Payt-Adresse bei der Konfiguration. Haben Sie die Adresse verloren? Fordern Sie sie über den Servicedesk an. Die Adresse wird nicht in der Payt-Oberfläche angezeigt, da sie gut gesichert bleiben muss.
Ein konfigurierter regulärer Ausdruck
Payt verknüpft Dateien anhand des Dateinamens mit der richtigen Rechnung. Dafür muss ein regulärer Ausdruck konfiguriert sein: ein Muster, dem die Dateinamen entsprechen müssen. Dieser wird gemeinsam mit einem Payt-Mitarbeiter festgelegt und eingerichtet. Die Rechnungsnummer muss immer Teil des Dateinamens sein, damit Payt die Datei mit der richtigen Rechnung verknüpfen kann.
Häufig verwendete Beispiele für gültige Dateinamen sind Rechnung 123456.pdf oder 123456.pdf, aber die genaue Struktur variiert je nach Verwaltung. Es gibt keinen Standard-Dateinamen; dies wird immer in Absprache mit einem Payt-Mitarbeiter festgelegt.
Welche Dateitypen kann ich liefern?
Über Mail2Payt können Sie die folgenden Dateitypen liefern, sofern dafür ein regulärer Ausdruck konfiguriert wurde:
Rechnungsdokumente (PDF)
UBL/XML-Dokumente
Rechnungsanhänge
Für jeden Dateityp wird ein separater regulärer Ausdruck konfiguriert. Ein Rechnungsanhang kann daher nicht denselben Namen wie ein Rechnungsdokument haben; Payt unterscheidet die Dateitypen anhand des Dateinamens.
Was passiert, wenn eine Datei nicht erkannt wird?
Wenn eine Datei dem regulären Ausdruck nicht entspricht, wird sie nicht mit einer Rechnung verknüpft. Sie erhalten darüber keine Benachrichtigung. Überprüfen Sie daher nach dem Einreichen von Dokumenten regelmäßig, ob es Rechnungen ohne verknüpftes Dokument gibt, indem Sie auf der Rechnungsseite unter 'Aufmerksamkeit' nach 'Rechnungsdokument fehlt' filtern.