Was sind Zahlungsbedingungen?
Zahlungsbedingungen sind Merkmale, die Sie in Ihrem Buchhaltungspaket einer Rechnung mitgeben können, beispielsweise um anzugeben, dass eine Rechnung eine längere Zahlungsfrist als üblich hat oder dass der Kunde per Lastschrift zahlt. Sie legen diese Bedingungen in Ihrem eigenen Buchhaltungspaket fest und geben ihnen selbst einen Namen. Anschließend werden sie über die Verbindung mit dem Buchhaltungspaket in Payt importiert.
Eine Rechnung hat immer eine Zahlungsbedingung.
Neben Zahlungsbedingungen kann Payt auch andere Rechnungsmerkmale berücksichtigen, um eine Nachverfolgung festzulegen, beispielsweise die Zahlungsfrist oder die Zahlungsmethode.
Bitte beachten: Nicht jede Payt-Verwaltung verwendet Zahlungsbedingungen. Wenn Sie für alle Rechnungen denselben Rechnungsablauf beibehalten möchten, sind Zahlungsbedingungen nicht erforderlich.
Wie wird die Nachverfolgung von Zahlungsbedingungen bestimmt?
Rechnungen mit einer in Payt bereits bekannten Zahlungsbedingung
Wenn Payt die Zahlungsbedingung einer Rechnung erkennt, wird die Nachverfolgung auf dieser Grundlage über einen Rechnungsablauf (auch 'Flow' genannt) bestimmt: wann die Rechnung gesendet wird und wann Erinnerungen an den Kunden geschickt werden.
Rechnungen mit einer in Payt noch nicht bekannten Zahlungsbedingung
Manchmal kommt es vor, dass Zahlungsbedingungen konfiguriert sind, aber eine Rechnung mit einer neuen Zahlungsbedingung eingereicht wird, für die in Payt noch keine Nachverfolgung festgelegt wurde. In diesem Fall entsteht beim Import ein Validierungsfehler, da wir keine Schritte für die Rechnung einplanen können. Sie können hierfür den Servicedesk kontaktieren.
Mehr lesen: Was bedeuten Validierungsfehler beim Import?
Rechnungen ohne Zahlungsbedingung
Hat eine Rechnung überhaupt keine Zahlungsbedingung, verwendet Payt den konfigurierten Fallback-Flow. Diesen finden Sie am Ende der konfigurierten Zahlungsbedingungen unter der Überschrift 'Ablauf des Rückfalls'.
Wo sehe ich, welche Zahlungsbedingungen ich habe und wie diese konfiguriert sind?
Öffnen Sie die Verwaltungseinstellungen über das Zahnrad-Symbol oben rechts in Payt.
Navigieren Sie links zum Tab 'Importieren'.
Am Ende der Seite finden Sie die Überschrift 'Zahlungsbedingungen mit Flows verknüpfen'.
Hier sehen Sie, welche Zahlungsbedingungen in der Verwaltung konfiguriert sind und welche Rechnungsabläufe gegebenenfalls damit verknüpft sind.
Das Verknüpfen einer Zahlungsbedingung mit einem Rechnungsablauf können Sie nicht selbst einrichten. Wenden Sie sich an den Servicedesk, um dies konfigurieren zu lassen.