Avec Mail2Payt, vous pouvez fournir des fichiers à Payt en les envoyant par e-mail à une adresse spéciale créée pour votre administration. Il s'agit d'une méthode automatisée : en pratique, les e-mails ne sont pas envoyés manuellement, mais directement depuis un logiciel de comptabilité ou de facturation au moment où une facture est créée.
De quoi ai-je besoin ?
Mail2Payt activé
Mail2Payt n'est pas activé par défaut. Un employé de Payt doit le configurer pour votre administration. Cela se fait généralement lors de l'implémentation, mais peut également être demandé ultérieurement via le service desk.
Votre adresse Mail2Payt
Vous recevrez votre adresse Mail2Payt lors de la configuration. Vous avez perdu l'adresse ? Demandez-la via le service desk. L'adresse n'est pas affichée dans l'interface Payt, car elle doit rester bien sécurisée.
Une expression régulière configurée
Payt associe les fichiers à la bonne facture sur la base du nom de fichier. Pour cela, une expression régulière doit être configurée : un modèle auquel les noms de fichiers doivent correspondre. Celle-ci est déterminée et configurée en collaboration avec un employé de Payt. Le numéro de facture doit toujours faire partie du nom de fichier afin que Payt puisse associer le fichier à la bonne facture.
Des exemples couramment utilisés de noms de fichiers valides sont Facture 123456.pdf ou 123456.pdf, mais la structure exacte varie selon l'administration. Il n'y a pas de nom de fichier standard ; cela se détermine toujours en concertation avec un employé de Payt.
Quels types de fichiers puis-je fournir ?
Via Mail2Payt, vous pouvez fournir les types de fichiers suivants, à condition qu'une expression régulière ait été configurée pour eux :
Documents de facture (PDF)
Documents UBL/XML
Pièces jointes de facture
Une expression régulière distincte est configurée pour chaque type de fichier. Une pièce jointe de facture ne peut donc pas avoir le même nom qu'un document de facture ; Payt distingue les types de fichiers sur la base du nom de fichier.
Que se passe-t-il si un fichier n'est pas reconnu ?
Si un fichier ne correspond pas à l'expression régulière, il ne sera pas associé à une facture. Vous ne recevrez pas de notification à ce sujet. Après avoir fourni des documents, vérifiez donc régulièrement s'il y a des factures sans document associé, en filtrant sur 'Document de facture manquant' sous 'Attention' sur la page des factures.