Deux types de fichiers peuvent être associés aux factures dans Payt : un document de facture et des pièces jointes de facture. Ce sont deux choses différentes, chacune avec ses propres règles.
Document de facture
Un document de facture est la facture originale au format PDF. Une facture a toujours un maximum d'un document de facture.
Un document de facture est obligatoire pour pouvoir envoyer une facture à votre client. Si le document de facture est manquant, l'envoi sera bloqué jusqu'à ce que le document ait été ajouté.
Remarque : souhaitez-vous uniquement envoyer un rappel et non une facture ? Dans ce cas, un document de facture n'est pas obligatoire. Nous recommandons néanmoins de toujours l'ajouter, afin que votre client puisse immédiatement voir à quoi se rapporte le rappel.
Document de facture UBL
En plus d'un PDF, vous pouvez également associer un document UBL/XML à la facture. Il s'agit d'un format de facture électronique structuré qui est requis.
Pièce jointe de facture
Une pièce jointe de facture est une documentation complémentaire à la facture, comme une spécification ou un bon de livraison. Une facture peut avoir plusieurs pièces jointes dans différents formats de fichiers. Une pièce jointe est toujours facultative et n'a aucun impact sur le processus d'envoi.
Les documents et pièces jointes sont-ils envoyés au client ?
Vous décidez vous-même si les documents de facture et les pièces jointes sont envoyés en tant que pièces jointes par e-mail à vos clients.