In Payt können Sie die geplanten Schritte einer Rechnung oder eines Inkassofalls über die Schaltfläche 'Schritt bearbeiten' in der Mitte der Detailseite der Rechnung oder des Inkassofalls anpassen. Dies ist nützlich, wenn Sie Vereinbarungen mit einem Kunden getroffen haben, einen Fehler korrigieren möchten oder den Versandzeitpunkt an die Situation anpassen möchten.
Sie können die Schritte einer Rechnung oder eines Inkassofalls bearbeiten, wenn Sie mindestens normale Berechtigungen in Payt haben.
Bitte beachten: Verwenden Sie gebündelte Erinnerungen für Rechnungen? Payt bestimmt dann automatisch, wann Erinnerungen gesendet werden. Die Schaltfläche 'Schritt bearbeiten' ist für Rechnungen, die unter gebündelte Erinnerungen fallen, nicht verfügbar.
Den nächsten Schritt anzeigen
Bevor Sie einen Schritt bearbeiten, ist es hilfreich zu wissen, welcher Schritt geplant ist und wann er ausgeführt wird. Öffnen Sie dazu die Detailseite der Rechnung oder des Inkassofalls. Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie, welcher Schritt ausgeführt wird und wann, welche Versandmethode verwendet wird und an welche E-Mail-Adresse, Postadresse oder Telefonnummer der Schritt gesendet wird.
Beispiel, wie der nächste Schritt beschrieben sein kann:
Am 1. Mai wird die erste Erinnerung versendet
E-Mail an demo@beispiel.de
Sie können auf den blauen Text der Versandmethode (zum Beispiel 'E-Mail') klicken, um eine Vorschau dessen zu öffnen, was genau an den Kunden gesendet wird.
Optionen unter 'Schritt bearbeiten'
Schritt zurücksetzen
Verwenden Sie diese Option, wenn ein früherer Schritt erneut ausgeführt werden soll, beispielsweise wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Kunden korrigiert haben und die Rechnung erneut senden möchten.
Wählen Sie unter 'Schritt bearbeiten' die Option 'Schritt zurücksetzen'. Sie wählen dann, zu welchem Schritt Sie die Rechnung zurücksetzen möchten und an welchem Datum der Schritt ausgeführt werden soll (standardmäßig ist dies heute). Der gesamte Rechnungs- oder Inkassoablauf wird dann ab diesem Schritt neu gestartet.
Tipp: Möchten Sie nur eine E-Mail erneut senden, ohne den Ablauf zurückzusetzen? Lesen Sie: Wie kann ich eine Rechnung/Erinnerung erneut an die richtige E-Mail-Adresse senden?
Nächsten Schritt überspringen
Verwenden Sie diese Option, wenn ein geplanter Schritt nicht mehr erforderlich ist. Zum Beispiel weil Sie die Rechnung bereits selbst gesendet haben oder weil Sie in diesem Fall eine Erinnerung überspringen möchten.
Einen Schritt überspringen
Wählen Sie unter 'Schritt bearbeiten' die Option 'Nächsten Schritt überspringen'. Bestätigen Sie Ihre Wahl, um den nächsten Schritt der Rechnung zu überspringen. Der folgende Schritt der Rechnung oder des Inkassofalls wird dann eingeplant.
Bitte beachten: Das Überspringen geplanter Schritte in Rechnungen kann nicht rückgängig gemacht werden. Achten Sie beim Überspringen darauf, dass dies in der richtigen Rechnung geschieht und dass nur der gewünschte Schritt übersprungen wird.
Den Rechnungsversand für mehrere Rechnungen überspringen
Möchten Sie den Rechnungsversand für mehrere Rechnungen gleichzeitig überspringen? Wählen Sie die gewünschten Rechnungen in der Rechnungsübersicht aus und wählen Sie oben rechts 'Massenaktionen' > 'Rechnungsversand überspringen'.
Nächsten Schritt verschieben
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie den Zeitpunkt des nächsten Schritts verschieben möchten. Zum Beispiel weil ein Kunde angegeben hat, dass er an einem bestimmten Datum zahlt, und Sie die Erinnerung bis dahin zurückstellen möchten.
Wählen Sie unter 'Schritt bearbeiten' die Option 'Nächsten Schritt verschieben' und legen Sie das gewünschte Datum fest. Payt berücksichtigt bei der Planung Feiertage, Wochenenden und zulässige Versandtage.
Nächsten Schritt ausführen
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht auf den nächsten Schritt warten möchten, sondern diesen so schnell wie möglich ausführen lassen möchten. Zum Beispiel weil Sie mit einem Kunden gesprochen haben und sofort eine Erinnerung senden möchten.
Wählen Sie unter 'Schritt bearbeiten' die Option 'Nächsten Schritt ausführen'. Beim nächstmöglichen Zeitpunkt führt Payt den Schritt automatisch aus.
