Mit gebündelten Erinnerungen schickst du deinem Kunden eine einzige Erinnerung für alle offenen Rechnungen. Payt bündelt mehrere Erinnerungen für denselben Kunden in einer E-Mail. Das ist praktisch, wenn Kunden oft mehrere Rechnungen gleichzeitig erhalten: Du versendest weniger E-Mails, und der Kunde sieht in einer Übersicht, was offen ist.
Es gibt zwei Arten von gebündelten Erinnerungen: reguläre gebündelte Erinnerungen und letzte gebündelte Erinnerungen.
Reguläre gebündelte Erinnerungen geben eine Übersicht der offenen Rechnungen.
Letzte gebündelte Erinnerungen geben ebenfalls eine Übersicht, nennen aber zusätzlich die anstehenden Inkasso- und Zinskosten, die berechnet werden, wenn die Rechnung unbezahlt bleibt.
Wo finde ich die Einstellungen für gebündelte Erinnerungen?
Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen deiner Verwaltung zu öffnen.
Gehe links auf die Registerkarte „Gebündelte Erinnerungen“.
Welche Einstellungen kann ich anpassen?
Ab welcher Stufe sollen gebündelte Erinnerungen versendet werden?
Der Rechnungsversand erfolgt immer pro Rechnung und kann nicht gebündelt werden. Bei den Erinnerungen können Sie wählen, ob bereits ab der ersten Erinnerung oder erst ab der letzten Erinnerung gebündelt werden soll. Diese Einstellung legen Sie global fest: Gebündelte Erinnerungen sind also entweder standardmäßig aktiviert oder standardmäßig deaktiviert.
Für welche Kundennummern und Zahlungsbedingungen möchten Sie gebündelte Erinnerungen verwenden?
Nachdem Sie die Standardeinstellung festgelegt haben, können Sie Ausnahmen definieren nach Kundennummer und nach Zahlungsbedingungen. So können Sie bestimmen, welche Kunden gebündelte Erinnerungen erhalten sollen – oder nicht. Zusätzlich können Sie je Kundennummer oder Zahlungsbedingung festlegen, ab welcher Stufe gebündelte Erinnerungen versendet werden.
Hinweis: Die Möglichkeit, solche Ausnahmen (Regeln) einzurichten, muss zuerst durch den Servicedesk aktiviert werden. Bitte kontaktieren Sie den Servicedesk, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.
Welches Intervall möchten Sie zwischen den gebündelten Erinnerungen verwenden?
Das Versandmuster der (gebündelten) Erinnerungen richtet sich nach den Einstellungen Ihres Rechnungsprozesses. Für gebündelte Erinnerungen können Sie zusätzlich ein Mindestintervall festlegen, um zu verhindern, dass Erinnerungen zu häufig verschickt werden. Standard-Mindestintervall: 7 Tage.
Welche Rechnungen werden in eine gebündelte Erinnerung aufgenommen?
Wenn für eine Rechnung eine gebündelte Erinnerung geplant wird, prüft Payt, ob andere offene Rechnungen desselben Kunden hinzugefügt werden können. Ob dies möglich ist, hängt von den Eigenschaften der Rechnungen sowie davon ab, ob es sich um eine reguläre oder um die letzte gebündelte Erinnerung handelt.
Basiskriterien (immer gültig)
Eine Rechnung wird nur aufgenommen, wenn:
die Rechnung bereits versendet wurde,
ein offener Betrag besteht (auch negative Beträge, z. B. Gutschriften, solange diese nicht ausgeglichen sind),
die Rechnung zahlbar ist (Rechnungen mit noch ausstehendem Lastschrifteinzug werden nicht berücksichtigt),
die Rechnung nicht Teil einer Zahlungsvereinbarung ist,
die Rechnung nicht in einem Inkassofall in Payt enthalten ist.
Optionale Kriterien (individuell einstellbar)
Darüber hinaus können Sie festlegen, ob die folgenden Rechnungen einbezogen werden:
pausierte Rechnungen,
Rechnungen, die für ein Inkassoverfahren in Payt bereitstehen,
Rechnungen, die noch nicht fällig sind.
Kann ich einen Schritt einer gebündelten Erinnerung anpassen?
Nein, die Schaltfläche „Schritt bearbeiten" (in der Mitte der Rechnungsseite) kannst du bei gebündelten Erinnerungen nicht verwenden. Möchtest du die Freiheit behalten, einen Rechnungsschritt zurückzusetzen, zu überspringen oder anderweitig anzupassen? Dann verwendest du besser reguläre Erinnerungen.