Bitte beachte: Payt ist kein Inkassobüro. Mit der Software von Payt führst du selbst ein außergerichtliches Inkassoverfahren durch. Du bleibst selbst für die Durchführung des Inkassoverfahrens verantwortlich.
Einen Inkassofall für alle Rechnungen eines Kunden starten
Gehe zur Kundenseite des betreffenden Kunden.
Klicke unter „Aktionen" auf „Inkassofall starten".
Du siehst zunächst die Rechnungen, die bereits für das Inkasso bereitstehen, weil sie den vollständigen Rechnungsprozess durchlaufen haben.
Setze über diesen Rechnungen das Häkchen „Rechnungen anzeigen, die noch nicht für das Inkasso bereit sind", um auch die Rechnungen anzuzeigen, die noch nicht für das Inkasso bereitstehen. Bei jeder Rechnung siehst du den nächsten anstehenden Schritt.
Wähle die Rechnungen aus, die du in den Inkassofall aufnehmen möchtest.
Klicke auf „Inkassofall starten".
Für die ausgewählten Rechnungen, die noch nicht für das Inkasso bereitstanden, werden die Zwischenschritte automatisch übersprungen und der Status wird direkt auf „Bereit für Inkasso" gesetzt. Anschließend werden alle ausgewählten Rechnungen in einem neuen Inkassofall zusammengefasst. Ein Inkassofall bezieht sich immer auf einen Kunden. Es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Rechnungen, die du auf einmal aufnehmen kannst.
Wann verwendest du diese Funktion?
Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn du:
in einem Schritt einen Inkassofall für alle offenen Rechnungen eines Kunden starten möchtest, statt einzeln pro Rechnung;
mit einem Gerichtsvollzieher zusammenarbeitest, der Akten lieber gebündelt erhält statt verteilt über mehrere Fälle.
Verpflichtende letzte Mahnung (NL und BE)
Für Kunden in den Niederlanden und Belgien erhältst du beim Starten des Inkassofalls einen Hinweis, dass du gesetzlich verpflichtet bist, Verbrauchern eine letzte Mahnung zu senden, bevor du eine Forderung ins Inkasso gibst. Wenn du diesen Schritt überspringst, besteht das Risiko, dass die zusätzlichen Kosten nicht zugesprochen werden, falls die Forderung später in ein gerichtliches Verfahren übergeht.
Einen Inkassofall deaktivieren
Möchtest du einen gestarteten Inkassofall doch stoppen? Dann kannst du den Fall deaktivieren. Alle Rechnungen im Fall kehren dann automatisch zum Schritt „Bereit für Inkasso" zurück.
Mehr dazu: Wie deaktiviere ich einen Inkassofall?