Was ist ein interner Hinweis?
Ein interner Hinweis ist eine Anmerkung, die Sie in Payt erfassen und die für den internen Gebrauch bestimmt ist. Sie können sie auf drei Fallebenen hinzufügen:
Rechnungsebene: ein Hinweis zu einer bestimmten Rechnung
Kundenebene: ein Hinweis zu einem Kunden im Allgemeinen
Inkassofallebene: ein Hinweis innerhalb eines bestimmten Inkassofalls
Hinweise sind stets nur für Nutzer innerhalb Ihrer Payt-Umgebung sichtbar. Kunden können die Hinweise nicht einsehen.
Einen internen Hinweis hinzufügen
Navigieren Sie zur gewünschten Rechnung, zum Kunden oder zum Inkassofall und klicken Sie oben rechts auf 'Hinweis'.
Sie sehen dann ein Formular mit den folgenden Feldern:
Beschreibung (Pflichtfeld) - Dies ist der Hinweis selbst. Dieses Feld ist obligatorisch; Sie können den Hinweis nicht speichern ohne Text.
Empfänger (optional) - Möchten Sie andere über den Hinweis informieren? Sie können einen oder mehrere Empfänger hinzufügen, die den Hinweis per E-Mail erhalten, indem Sie auf die Schaltfläche 'Empfänger hinzufügen' klicken.
Dies können andere Payt-Nutzer, externe Beziehungen, oder andere E-Mail-Adressen sein, die Sie manuell eingeben. Der Hinweis selbst bleibt intern; der Empfänger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Anhänge (optional) - Sie können dem Hinweis relevante Dateien hinzufügen, wie Dokumente, Screenshots oder Korrespondenz. Anhänge sind ebenfalls ausschließlich für interne Nutzer sichtbar und daher für den Kunden nicht einsehbar.
Erinnerung (optional) - Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt an den Hinweis erinnert werden möchten, können Sie eine Erinnerung einrichten. Zum festgelegten Zeitpunkt wird automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an die gewählte Adresse gesendet. Dabei geben Sie Folgendes an:
Datum und Uhrzeit: wann die Erinnerung gesendet werden soll
Empfänger der Erinnerung: dies kann Ihre eigene E-Mail-Adresse sein, ein Payt-Nutzer, eine externe Beziehung, oder eine andere E-Mail-Adresse, die Sie manuell eingeben.
Wo finden Sie interne Hinweise?
Alle Hinweise sind in der Zeitleiste der betreffenden Rechnung, des Kunden oder des Inkassofalls sichtbar.