Aan facturen in Payt kunnen twee soorten bestanden worden gekoppeld: een factuurdocument en factuurbijlagen. Dit zijn twee verschillende dingen met elk hun eigen regels.
Factuurdocument
Een factuurdocument is de originele factuur in PDF-formaat. Een factuur heeft altijd maximaal één factuurdocument.
Een factuurdocument is verplicht om een factuur te kunnen versturen naar je debiteur. Ontbreekt het factuurdocument, dan wordt de verzending geblokkeerd totdat het document is toegevoegd.
Let op: wil je alleen een herinnering sturen en geen factuur? Dan is een factuurdocument niet verplicht. We raden wel aan om het altijd toe te voegen, zodat je debiteur direct kan zien waar de herinnering over gaat.
UBL-factuurdocument
Naast een PDF kun je ook een UBL/XML-document aan de factuur koppelen. Dit is een gestructureerd elektronisch factuurformaat dat bijvoorbeeld nodig is voor verzending via het Peppol-netwerk. Afhankelijk van de instellingen van je administratie kan een UBL-document verplicht worden gesteld.
Factuurbijlage
Een factuurbijlage is aanvullende documentatie bij de factuur, zoals een specificatie of pakbon. Een factuur kan meerdere bijlagen hebben in verschillende bestandsformaten. Een bijlage is altijd optioneel en heeft geen invloed op het verzendproces.
Algemene bijlage
Een algemene bijlage is een vast bestand dat Payt meestuurt met de e-mails aan je debiteuren, zoals je algemene voorwaarden. Je hoeft dit bestand dus niet aan elke factuur apart toe te voegen.
Wil je een algemene bijlage toevoegen? Neem contact op met de servicedesk. Zij voegen de bijlage voor je toe.
Worden documenten en bijlagen meegestuurd naar de debiteur?
Je bepaalt zelf of factuurdocumenten en -bijlagen als e-mailbijlage worden meegestuurd aan je debiteuren.