Met Mail2Payt kun je bestanden aanleveren bij Payt door ze te e-mailen naar een speciaal adres dat is aangemaakt voor jouw administratie. Dit is een geautomatiseerde methode: in de praktijk worden e-mails niet handmatig verstuurd, maar rechtstreeks vanuit een boekhoud- of facturatiepakket op het moment dat een factuur wordt aangemaakt.
Wat heb ik nodig?
Mail2Payt activeren
Mail2Payt is niet standaard geactiveerd. Een Payt-medewerker moet het voor jouw administratie instellen. Dit gebeurt doorgaans al tijdens de implementatie, maar kan ook daarna worden aangevraagd via de servicedesk.
Je Mail2Payt-adres
Je ontvangt je Mail2Payt-adres bij de configuratie. Ben je het adres kwijt? Vraag het op via de servicedesk. Het adres wordt niet weergegeven in de interface van Payt, omdat dit goed beveiligd moet blijven.
Een ingestelde reguliere expressie
Payt koppelt bestanden aan de juiste factuur op basis van de bestandsnaam. Daarvoor moet een reguliere expressie zijn ingesteld: een patroon waaraan de bestandsnamen moeten voldoen. Deze wordt samen met een Payt-medewerker bepaald en ingesteld. Het factuurnummer moet altijd onderdeel zijn van de bestandsnaam, zodat Payt het bestand kan koppelen aan de juiste factuur.
Veelgebruikte voorbeelden van geldige bestandsnamen zijn Factuur 123456.pdf of 123456.pdf, maar de exacte opbouw verschilt per administratie. Er is geen standaard bestandsnaam; dit gaat altijd in overleg met een Payt medewerker.
Welke bestandstypen kan ik aanleveren?
Via Mail2Payt kun je de volgende bestandstypen aanleveren, mits hiervoor een reguliere expressie is ingesteld:
Factuurdocumenten (PDF)
UBL/XML-documenten
Factuurbijlagen
Voor elk bestandstype wordt een aparte reguliere expressie ingesteld. Een factuurbijlage kan daarom niet dezelfde naam hebben als een factuurdocument; Payt onderscheidt de bestandstypen op basis van de bestandsnaam.
Wat als een bestand niet herkend wordt?
Als een bestand niet voldoet aan de reguliere expressie, wordt het niet gekoppeld aan een factuur. Je ontvangt hier geen melding van. Controleer daarom na het aanleveren van documenten regelmatig of er facturen zijn zonder gekoppeld document, door op de facturenpagina onder 'Attentie' te filteren op 'Factuurdocument ontbreekt'.