Naar de hoofdinhoud

Hoe los ik de foutmelding 'E-mail niet bezorgbaar' op?

Wat de foutmeldingen bij niet-bezorgde e-mails betekenen, zoals 'Beveiligingsfout' en 'Gefilterd', en hoe je ze stap voor stap oplost.

Wat betekent de melding 'E-mail niet bezorgbaar'?

Een e-mail vanuit Payt, zoals een factuur of herinnering, is niet aangekomen bij de ontvanger. De mailserver van de ontvanger heeft de e-mail teruggestuurd (een 'bounce'), of het e-mailadres is geblokkeerd na een eerdere mislukte verzending.

Standaard blokkeert Payt daarna de factuur, zodat er geen herinneringen meer naar een adres gaan dat niet werkt. Je kunt ook instellen dat er een brief wordt verstuurd. Lees meer: 'Wat kan ik instellen voor e-mails met de foutmelding 'E-mail niet bezorgbaar'?'

Waar zie ik de melding?

  • Op het dashboard, onder 'Niet-bezorgbare communicatie'. Klik hierop en filter links op verzendmethode (bijvoorbeeld e-mail) om alle dossiers met een bezorgfout te zien.

  • In de tijdlijn van het dossier, zoals de factuur-, debiteur- of incassozaakpagina.

In de tijdlijn ziet de foutmelding er bijvoorbeeld zo uit:

Het e-mailbericht kon niet afgeleverd worden. Het e-mailbericht naar demo@example.com is niet succesvol afgeleverd. De ontvangen foutmelding is: Beveiligingsfout. Indien het adres ongeldig is, dient het e-mailadres in het bronsysteem te worden aangepast.

Het woord na 'De ontvangen foutmelding is:' vertelt je wat er mis is gegaan. Zoek deze foutmelding op in dit artikel.

Let op: de melding geldt alleen voor het e-mailadres dat erin staat. Is de e-mail ook naar een CC- of BCC-adres gestuurd? Als de e-mail bij één van die adressen mislukt, blokkeert Payt de hele verzending, ook als de e-mail bij het Aan-adres wel is aangekomen. Controleer dus altijd welk adres in de melding staat.

Foutmeldingen: wat betekenen ze en wat moet je doen?

'Beveiligingsfout' of 'Bounced address'

  • Oorzaak: bij de ontvanger

  • Betekenis: Het e-mailadres is geblokkeerd door het mailsysteem van Payt, omdat een eerdere verzending naar dit adres is mislukt. Bijvoorbeeld omdat het adres of domein toen niet bestond. Zolang de blokkade actief is, verstuurt Payt niets naar dit adres, ook niet als het adres inmiddels wel werkt. Je kunt deze blokkade niet zelf opheffen.

  • Oplossing: doorloop deze stappen:

    1. Zoek de oorspronkelijke oorzaak. Kijk in de tijdlijn van dit dossier, of van eerdere dossiers van dezelfde debiteur, naar een eerdere melding 'E-mail niet bezorgbaar'. Die foutmelding (bijvoorbeeld 'Gebruiker onbekend' of 'Host onbekend') vertelt je waarom het adres is geblokkeerd.

    2. Controleer het e-mailadres letter voor letter, vooral het deel na de @. Controleer ook of het domein nog bestaat.

    3. Klopt het adres niet? Pas het aan in je boekhoudpakket en volg de stappen onder 'Na het oplossen: factuur hervatten en opnieuw versturen'.

    4. Klopt het adres wel? Neem contact op met Payt support en vermeld het e-mailadres en het factuurnummer. Wij zoeken de oorspronkelijke foutmelding op en heffen de blokkade op als het adres weer bereikbaar is.

'Gebruiker onbekend'

  • Oorzaak: bij de ontvanger

  • Betekenis: Het e-mailadres bestaat waarschijnlijk niet (meer). Bijvoorbeeld door een spelfout, een oud e-mailadres of een adres dat niet goed is doorgegeven door de debiteur. Klopt het adres wel? Dan gaat er iets mis bij de ontvanger. Dit kan ook tijdelijk zijn.

  • Oplossing: Corrigeer het e-mailadres in je boekhoudpakket. Klopt het adres wel, vraag de debiteur dan hun e-mailinstellingen te controleren.

'Host onbekend'

  • Oorzaak: bij de ontvanger

  • Betekenis: Het domein van de ontvanger (het deel na de @) is niet bereikbaar. Bijvoorbeeld omdat het tijdelijk offline is, niet meer bestaat of verkeerd is gespeld.

  • Oplossing: Controleer of het domein goed is gespeld en nog bestaat. Is het domein tijdelijk offline, verstuur de e-mail dan later opnieuw.

'Mailbox vol'

  • Oorzaak: bij de ontvanger

  • Betekenis: De mailbox van de ontvanger zit vol. Dit is meestal tijdelijk.

  • Oplossing: Vraag de debiteur ruimte te maken in de mailbox en verstuur de e-mail daarna opnieuw.

'Netwerkfout'

  • Oorzaak: bij de ontvanger

  • Betekenis: Er is een tijdelijke storing (geweest) bij de mailserver van de ontvanger.

  • Oplossing: Verstuur de e-mail later opnieuw. Lukt dat niet, neem dan contact op met de debiteur.

'Verlopen'

  • Oorzaak: bij de ontvanger

  • Betekenis: De e-mail kon niet op tijd worden afgeleverd, ook niet na meerdere automatische pogingen. Payt probeert het daarom niet opnieuw. Dit gebeurt meestal als de mailserver van de ontvanger tijdelijk onbereikbaar is.

  • Oplossing: Vraag de debiteur te controleren of hun e-maildienst normaal werkt en verstuur de e-mail daarna opnieuw.

'Gefilterd'

  • Oorzaak: bij de ontvanger

  • Betekenis: De mailserver van de ontvanger heeft de e-mail automatisch gefilterd. Dit gebeurt vaak bij Hotmail en Outlook, die streng zijn in welke e-mails in de inbox terechtkomen. Meestal staat de e-mail in de spammap van de ontvanger.

  • Oplossing: vraag de debiteur om:

    1. de spammap te controleren en bij de e-mail aan te geven dat het geen spam is;

    2. het afzenderadres van je administratie toe te voegen als contact. Je vindt het afzenderadres via het tandwiel rechtsboven (administratie-instellingen) > tabblad 'E-mail';

    3. een ander e-mailadres door te geven als het probleem blijft terugkomen.

'Geblokkeerd'

  • Oorzaak: bij de afzender of de ontvanger

  • Betekenis: De mailserver van de ontvanger heeft de e-mail actief geweigerd. Bijvoorbeeld omdat de afzender is geblokkeerd, de ontvanger de afzender als 'Ongewenst' heeft gemarkeerd, of omdat de e-mail als spam wordt gezien.

  • Oplossing: Vraag de debiteur of er aan hun kant een blokkade is. Is de foutmelding al enige tijd oud, verstuur de e-mail dan opnieuw.

'Geen relaying'

  • Oorzaak: bij de afzender of de ontvanger

  • Betekenis: De foutmelding gaat over het doorsturen van e-mail tussen mailservers. De mailserver van de ontvanger accepteert de e-mail niet.

  • Oplossing: doorloop deze stappen:

    1. Controleer je eigen e-mailinstellingen: ga naar het tandwiel rechtsboven (administratie-instellingen) > tabblad 'E-mail' en synchroniseer het DMARC-beleid en de CNAME-records. Staat er iets niet goed? Volg dan 'Welke e-mailinstellingen dien ik door te voeren?'

    2. Staan je instellingen goed? Dan accepteert de mailserver van de ontvanger de e-mail waarschijnlijk niet. Wat er dan moet gebeuren, verschilt per situatie. Neem contact op met Payt support en vermeld het e-mailadres en het factuurnummer.

'DKIM required for recipient domain'

  • Oorzaak: bij de afzender

  • Betekenis: Je e-mailinstellingen voldoen niet aan de eisen van de ontvanger. Steeds meer ontvangers vereisen een DKIM- en/of DMARC-beleid.

  • Oplossing: Volg het artikel 'Welke e-mailinstellingen dien ik door te voeren?'

'Onbekend'

  • Oorzaak: bij de afzender of de ontvanger

  • Betekenis: De mailserver heeft geen duidelijke reden teruggegeven. Er kunnen verschillende oorzaken zijn.

  • Oplossing: Neem contact op met Payt support en vermeld het e-mailadres en het factuurnummer. Samen zoeken we uit waar het aan ligt.

Geen foutmelding, maar de debiteur heeft de e-mail niet ontvangen

Staat er in de tijdlijn geen foutmelding, maar laat de debiteur weten dat de e-mail niet is aangekomen? Je kunt zelf niet zien of de e-mail in de inbox van de debiteur is afgeleverd. Doorloop daarom deze stappen:

  1. Controleer in de tijdlijn van de factuur naar welk e-mailadres de e-mail is verstuurd, en of dat het juiste adres is.

  2. Vraag de debiteur de spammap (of map met ongewenste e-mail) te controleren.

  3. Heb je beide gedaan en is de e-mail nog steeds niet gevonden? Neem contact op met Payt support en vermeld het e-mailadres, het factuurnummer en de verzenddatum.

Na het oplossen: factuur hervatten en opnieuw versturen

Heb je de oorzaak van de foutmelding gevonden? Volg dan deze stappen:

  1. Los de oorzaak op. Zie in dit artikel wat je per foutmelding moet doen.

  2. Pas zo nodig het e-mailadres aan in je boekhoudpakket. Bij de volgende import wordt het nieuwe adres in Payt overgenomen. Wil je niet wachten? Start dan zelf een import via 'Importeren' bovenin > 'Nu importeren'.

  3. Hervat de factuur via de knop 'Acties' op de factuurpagina. De melding 'E-mail niet bezorgbaar' verdwijnt dan vanzelf uit de lijst met niet-bezorgbare communicatie.

  4. Verstuur de e-mail opnieuw (indien gewenst). Klik in de tijdlijn op de drie puntjes naast de mislukte verzending en kies 'E-mail opnieuw versturen'. Of plan de factuurstap opnieuw in via 'Stap bewerken'.

Lees meer: 'Hoe kan ik een factuur/herinnering opnieuw verzenden naar het juiste e-mailadres?'

Melding weghalen zonder de factuur te hervatten

Wil je de factuur niet hervatten, maar de melding wel uit de lijst met niet-bezorgbare communicatie halen? Dat kan op twee manieren:

  • Per dossier

    Ga naar de melding 'E-mail niet bezorgbaar' in de tijdlijn van het dossier. Klik naast de melding op de blauwe tekst 'Afhandelen'.

  • Voor meerdere dossiers tegelijk

    Ga naar het overzicht (bijvoorbeeld de facturen- of debiteurenpagina) en vink de dossiers aan. Klik rechtsboven op 'Bulkacties' en kies 'Meldingen markeren als gezien'.

Gerelateerde artikelen
Was dit een antwoord op uw vraag?