Welke soorten e-mailfouten zijn er?
Als een e-mail niet bezorgd kan worden, zie je de melding 'E-mail niet bezorgbaar'. Payt maakt onderscheid tussen twee soorten e-mailfouten:
Soft bounce: de e-mail kan tijdelijk niet worden afgeleverd, bijvoorbeeld door een volle mailbox of een tijdelijke storing bij de mailserver van de ontvanger.
Hard bounce: de e-mail kan permanent niet worden afgeleverd, bijvoorbeeld omdat het e-mailadres niet bestaat of verkeerd is gespeld. Het e-mailadres wordt dan geblokkeerd.
Wat de foutmelding precies betekent en hoe je deze oplost, lees je in 'Hoe los ik de foutmelding 'E-mail niet bezorgbaar' op?'
Wat gebeurt er standaard?
Standaard wordt de factuur geblokkeerd, zowel bij een soft bounce als bij een hard bounce. Er wordt dan niets meer verstuurd voor die factuur, ook geen herinneringen. Er wordt ook niet automatisch een brief verstuurd.
Let op: je krijgt geen e-mail of andere notificatie als een e-mail niet bezorgd kan worden. Houd dit dus zelf in de gaten in Payt, bijvoorbeeld via 'Niet-bezorgbare communicatie' op het dashboard.
Wat kan ik instellen?
Je bepaalt zelf wat Payt doet met e-mails die niet bezorgd kunnen worden. Ga naar het tandwiel rechtsboven (administratie-instellingen) en kies het tabblad 'E-mail'. Er zijn drie mogelijkheden:
Blokkeer de factuur (standaard)
De factuur wordt geblokkeerd en er worden geen verdere acties uitgevoerd.
Stuur een brief
De factuurstap die per e-mail is mislukt, wordt opnieuw per post verstuurd.
Volgende acties worden weer per e-mail verstuurd.
Blokkeer de factuur en stuur een brief
De factuurstap die per e-mail is mislukt, wordt opnieuw per post verstuurd.
Daarna wordt de factuur geblokkeerd, zodat verdere acties niet automatisch worden uitgevoerd.
Kies je voor een optie met een brief? Dan kun je ook instellen of de brief alleen wordt verstuurd als het mislukte e-mailadres in het 'Aan'-veld stond, of ook als het in de CC of BCC stond.
Hoe hervat ik een geblokkeerde factuur?
Een factuur die is geblokkeerd omdat een e-mail niet bezorgbaar was, moet je zelf hervatten. Los eerst de oorzaak op en hervat de factuur daarna via de knop 'Acties' op de factuurpagina. De melding 'E-mail niet bezorgbaar' verdwijnt dan vanzelf.
Het volledige stappenplan, inclusief het opnieuw versturen van de e-mail, vind je in 'Hoe los ik de foutmelding 'E-mail niet bezorgbaar' op?'
Wat gebeurt er als er ineens veel e-mails niet bezorgd kunnen worden?
Soms kunnen er in korte tijd veel e-mails niet worden bezorgd, bijvoorbeeld omdat er iets is veranderd in je e-mailinstellingen. Heb je ingesteld dat er dan een brief wordt verstuurd? Om te voorkomen dat er veel brieven tegelijk de deur uitgaan, pauzeert Payt de briefverzending in dat geval automatisch.
Dit gebeurt als er in één week minimaal 100 e-mails zijn verstuurd én minstens de helft daarvan niet bezorgd kon worden.
Heb je een melding gekregen dat de briefverzending is gepauzeerd? Neem dan contact op met Payt support.