Welke e-mailfouten zijn er?
Payt maakt onderscheid tussen twee soorten foutmeldingen:
Soft bounce: De e-mail kan tijdelijk niet worden afgeleverd, bijvoorbeeld door een volle inbox of een tijdelijke storing bij de mailserver.
Hard bounce: De e-mail kan permanent niet worden afgeleverd, bijvoorbeeld omdat het e-mailadres niet bestaat of verkeerd is gespeld. Het e-mailadres wordt dan geblokkeerd.
Wat kan ik instellen per e-mailfout?
Je kunt in de administratie instellingen, onder het tabblad 'E-mail', bepalen hoe Payt omgaat met e-mails die niet bezorgd kunnen worden. Er zijn drie mogelijkheden:
Blokkeer de factuur
De factuur wordt geblokkeerd en er worden geen verdere acties ondernomen.
Stuur een brief
De factuurstap die per e-mail is mislukt, wordt opnieuw verzonden per post.
Volgende acties worden via e-mail verzonden.
Blokkeer de factuur en stuur een brief
De factuurstap die per e-mail is mislukt, wordt opnieuw verzonden per post.
Daarna wordt de factuur geblokkeerd, zodat verdere acties niet automatisch worden uitgevoerd.
Voor beide opties waarbij de factuur per post wordt verstuurd, kun je instellen of dit alleen geldt als het mislukte e-mailadres in het 'Aan'-veld stond, of ook als het in de CC of BCC stond.
Wat gebeurt er als er ineens veel e-mails niet bezorgd kunnen worden?
Soms kunnen er in korte tijd veel e-mails niet worden bezorgd, bijvoorbeeld omdat er iets is veranderd in je e-mailinstellingen. Om te voorkomen dat er dan een grote hoeveelheid back-up brieven wordt verzonden als je dit hebt ingesteld, pauzeert Payt de briefverzending op een gegeven moment automatisch.
Dit gebeurt als in één week minimaal 100 e-mails zijn verzonden én minstens de helft daarvan niet bezorgd kon worden.
Heb je een melding gekregen dat de back-up brieven gepauzeerd zijn, omdat veel e-mails niet bezorgd konden worden? Neem dan contact op met de servicedesk. Zij helpen je de e-mailinstellingen te controleren en de briefverzending daarna te hervatten.