In Payt kun je de geplande stappen van een factuur of incassozaak aanpassen via de knop 'Stap bewerken' op het midden van de detailpagina van de factuur of incassozaak. Dit is handig als je afspraken hebt gemaakt met een debiteur, een fout wilt herstellen, of het verzendmoment wilt afstemmen op de situatie.
Je kunt de stappen van een factuur of incassozaak bewerken als je minimaal normale rechten hebt in Payt.
Let op: Gebruik je verzamelherinneringen voor de facturen? Dan bepaalt Payt automatisch wanneer herinneringen worden verstuurd. De knop 'Stap bewerken' is voor facturen die onder verzamelherinneringen vallen niet beschikbaar.
Lees meer: Hoe werken de verzamelherinneringen in Payt?
De volgende stap bekijken
Voordat je een stap bewerkt, is het handig om te weten welke stap er gepland staat en wanneer deze wordt uitgevoerd. Open daarvoor de detailpagina van de factuur of incassozaak. Aan de linkerkant van het scherm zie je welke stap er wordt uitgevoerd en wanneer, welke verzendmethode er gebruikt wordt, en naar welk e-mail-, post- of telefoonnummer de stap verstuurd wordt.
Voorbeeld van hoe de volgende stap omschreven kan worden:
Op 1 mei wordt de eerste herinnering verzonden
E-mail naar demo@voorbeeld.nl
Je kunt de blauwe tekst van de verzendmethode (bijvoorbeeld 'E-mail') aanklikken om een preview te openen van wat er precies naar de debiteur wordt verstuurd.
Opties onder 'Stap bewerken'
Stap terugzetten
Gebruik deze optie als je wilt dat een eerdere stap opnieuw wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld als je het e-mailadres van een debiteur hebt gecorrigeerd en de factuur opnieuw wilt versturen.
Kies onder 'Stap bewerken' voor 'Stap terugzetten'. Je kiest vervolgens naar welke stap je de factuur wilt terugzetten en op welke datum de stap moet worden uitgevoerd (standaard is dit vandaag). Het hele factuur- of incassotraject wordt daarna opnieuw doorlopen vanaf die stap.
Tip: Wil je alleen een e-mail opnieuw versturen zonder het traject terug te zetten? Lees dan: Hoe kan ik een factuur/herinnering opnieuw verzenden naar het juiste e-mailadres?
Volgende stap overslaan
Gebruik deze optie als een geplande stap niet meer nodig is. Bijvoorbeeld omdat je de factuur al zelf hebt verstuurd, of omdat je een herinnering in dit geval wilt overslaan.
Eén stap overslaan
Kies onder 'Stap bewerken' voor 'Volgende stap overslaan'. Bevestig je keuze om de volgende stap van de factuur over te slaan. De volgende stap van de factuur of incassozaak wordt ingepland.
Let op: Het overslaan van geplande stappen in facturen is niet terug te draaien. Let er bij het overslaan goed op dat dit gebeurt in de juiste factuur en dat alleen de gewenste stap wordt overgeslagen.
De factuurverzending van meerdere facturen overslaan
Wil je de factuurverzending voor meerdere facturen tegelijk overslaan? Selecteer de gewenste facturen in het facturenoverzicht en kies rechtsboven voor 'Bulkacties' > 'Factuurverzending overslaan'.
Volgende stap opnieuw inplannen
Gebruik deze optie als je het moment van de volgende stap wilt verschuiven. Bijvoorbeeld omdat een debiteur heeft aangegeven dat hij op een specifieke datum betaalt, en je de herinnering tot die tijd wilt uitstellen.
Kies onder 'Stap bewerken' voor 'Volgende stap opnieuw inplannen' en stel de gewenste datum in. Payt houdt bij het inplannen rekening met feestdagen, weekenden en toegestane verzenddagen.
Volgende stap uitvoeren
Gebruik deze optie als je de volgende stap niet wilt afwachten, maar zo snel mogelijk wilt laten uitvoeren. Bijvoorbeeld omdat je een debiteur hebt gesproken en direct een herinnering wilt sturen.
Kies onder 'Stap bewerken' voor 'Volgende stap uitvoeren'. Bij de eerstvolgende mogelijkheid voert Payt de stap automatisch uit.
