Met verzamelherinneringen stuur je je debiteur één herinnering voor alle openstaande facturen. Payt voegt meerdere herinneringen voor dezelfde debiteur samen tot één e-mail. Dat is handig als debiteuren vaak meerdere facturen tegelijk ontvangen: je verstuurt minder e-mails en de debiteur ziet in één overzicht wat er openstaat.
Er zijn twee soorten verzamelherinneringen: reguliere verzamelherinneringen en laatste verzamelherinneringen.
Reguliere verzamelherinneringen geven één overzicht van de openstaande facturen.
Laatste verzamelherinneringen geven ook één overzicht, maar benoemen daarnaast de aankomende incasso- en rentekosten die gerekend zullen worden als de factuur onbetaald blijft.
Waar vind ik de instellingen voor verzamelherinneringen?
Open de administratie instellingen via het tandwiel icoon rechtsboven in Payt.
Ga links naar het tabblad 'Verzamelherinneringen'.
Welke instellingen kan ik aanpassen?
Vanaf welke stap facturen verzameld worden herinnerd
Factuurverzending gebeurt altijd per factuur. Hiervoor is geen verzameloptie beschikbaar.
Voor herinneringen kies jezelf: wil je direct vanaf de eerste herinnering verzamelen, of pas vanaf de laatste herinnering? Dit doe je met de instelling Verzamelen vanaf.
Deze instelling geldt voor je hele administratie. Je bepaalt dus of verzamelherinneringen standaard aan of uit staan.
Voor welke debiteuren en/of betalingscondities uitzonderingen gelden
Na het kiezen van de standaardinstelling kun je uitzonderingen maken op basis van debiteurnummer of betalingsconditie. Zo bepaal je dat bepaalde debiteuren wel of juist geen verzamelherinneringen ontvangen. Ook kun je per debiteurnummer of betalingsconditie kiezen vanaf welke stap je wilt verzamelen. Deze instelling heet Regel voor verzamelherinnering toevoegen.
Let op: Uitzonderingen (regels) moeten eerst door de servicedesk worden geactiveerd. Neem contact op met de servicedesk als je hier gebruik van wilt maken.
Welk interval gebruikt wordt tussen verzamelherinneringen
Het verzendschema van (verzamel)herinneringen hangt samen met de instellingen van je factuurtraject. Voor verzamelherinneringen kun je een minimuminterval instellen, zodat debiteuren niet te vaak een herinnering krijgen. Standaard is dit 7 dagen. Deze instelling heet Minimum interval.
Welke facturen komen in een verzamelherinnering?
Wanneer Payt een verzamelherinnering inplant voor een factuur, controleert het systeem of andere openstaande facturen van dezelfde debiteur kunnen worden toegevoegd. Of dat kan, hangt af van de eigenschappen van die facturen en van het type verzamelherinnering: een gewone of een laatste verzamelherinnering.
Basiscriteria (altijd van toepassing)
Een factuur wordt alleen meegenomen als:
de factuur al is verzonden;
er een openstaand bedrag op staat (ook negatieve bedragen, zoals een creditnota, zolang die niet zijn afgeletterd in je boekhouding);
de factuur betaalbaar is (facturen met automatische incasso die nog moeten worden geïncasseerd, worden niet meegenomen);
de factuur niet in een betalingsregeling zit;
de factuur niet in een incassotraject van Payt zit.
Optionele criteria (zelf in te stellen)
Naast de basiscriteria bepaal je zelf of deze facturen wel of niet worden meegenomen in een verzamelherinnering:
gepauzeerde facturen;
facturen die klaar staan voor een incassotraject in Payt;
facturen die nog niet vervallen zijn.
Dit doe je met de drie toggles onderaan de instellingen voor verzamelherinneringen.
Kan ik een stap van een verzamelherinnering aanpassen?
Nee, de knop Stap bewerken (midden op de factuurpagina) kun je niet gebruiken bij verzamelherinneringen. Wil je de vrijheid houden om een factuurstap terug te zetten, over te slaan of anderszins aan te passen? Dan kun je beter reguliere herinneringen gebruiken.