Dans Payt, vous pouvez combiner plusieurs rappels destinés au même client en une seule relance groupée. C’est particulièrement utile si vos clients reçoivent souvent plusieurs factures en même temps. Au lieu de multiples e-mails, ils reçoivent un aperçu clair de toutes les sommes dues.
Paramètres des relances groupées
Vous trouverez les relances groupées dans votre administration.
Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée en haut à droite pour ouvrir les paramètres de votre administration.
À gauche, sélectionnez l'onglet « Relances groupées ».
À partir de quelle étape souhaitez-vous envoyer des relances groupées ?
L’envoi des factures se fait toujours facture par facture et ne peut pas être groupé. Pour les rappels, vous pouvez choisir de commencer le regroupement dès le premier rappel, ou seulement à partir du dernier rappel. La configuration initiale se fait de manière globale : les relances groupées sont donc activées par défaut ou désactivées par défaut.
Pour quels numéros de client et conditions de paiement souhaitez-vous envoyer des relances groupées ?
Une fois le paramètre par défaut défini, vous pouvez créer des exceptions par numéro de client et par condition de paiement. Ainsi, vous décidez précisément quels clients doivent ou non recevoir des relances groupées.
Remarque : La possibilité de définir des exceptions par numéros de client ou conditions de paiement doit d’abord être activée par notre service desk. Contactez-nous si vous souhaitez l’utiliser.
Quel intervalle souhaitez-vous appliquer entre les relances groupées ?
La fréquence d’envoi des rappels dépend de la configuration de votre processus de facturation. Pour les relances groupées, vous pouvez définir un intervalle minimum afin d’éviter un envoi trop fréquent. Intervalle minimum par défaut : 7 jours.
Quelles factures sont incluses dans une relance groupée ?
Lorsqu’une relance groupée est planifiée pour une facture, Payt vérifie si d’autres factures impayées du même client peuvent être ajoutées. Cela dépend des caractéristiques de la facture et du type de rappel (relance groupée normale ou dernière relance groupée).
Critères obligatoires :
La facture a déjà été envoyée (via Payt ou en dehors de Payt).
La facture présente un montant impayé (y compris les montants négatifs, comme les avoirs non encore lettrés).
La facture est exigible (les factures en prélèvement automatique non encore exécutées ne sont pas incluses).
La facture n’est pas intégrée dans un plan de paiement.
La facture n’est pas incluse dans une procédure de recouvrement dans Payt.
Critères optionnels (configurables) :
Inclure ou non les factures mises en pause.
Inclure ou non les factures prêtes pour une procédure de recouvrement dans Payt.
Inclure ou non les factures non encore échues.
Puis-je modifier une étape d'une relance groupée ?
Non, vous ne pouvez pas utiliser le bouton « Modifier l'étape » (au milieu de la page de la facture) avec les relances groupées. Vous souhaitez garder la liberté de rétablir, d'ignorer ou de modifier autrement une étape de facture ? Il vaut alors mieux utiliser des relances classiques.