Attention : Payt n'est pas une agence de recouvrement. Avec le logiciel de Payt, vous menez vous-même une procédure de recouvrement amiable. Vous restez responsable de l'exécution de la procédure de recouvrement.
Démarrer un dossier de recouvrement pour toutes les factures d'un client
Rendez-vous sur la page du client concerné.
Sous « Actions », cliquez sur « Ouvrir un dossier de recouvrement ».
Vous voyez d'abord les factures déjà prêtes pour le recouvrement, car elles ont franchi toutes les étapes du processus de facturation.
Cochez la case « Afficher les factures qui ne sont pas encore prêtes pour le recouvrement » au-dessus de ces factures pour afficher également les factures qui ne sont pas encore prêtes. Pour chaque facture, vous voyez la prochaine étape prévue.
Cochez les factures que vous souhaitez inclure dans le dossier de recouvrement.
Cliquez sur « Ouvrir un dossier de recouvrement ».
Pour les factures cochées qui n'étaient pas encore prêtes pour le recouvrement, les étapes intermédiaires sont automatiquement ignorées et le statut passe directement à « Prêt pour le recouvrement ». Toutes les factures sélectionnées sont ensuite regroupées dans un nouveau dossier de recouvrement. Un dossier de recouvrement concerne toujours un seul client. Il n'y a pas de limite au nombre de factures que vous pouvez inclure en une seule fois.
Quand utiliser cette fonctionnalité ?
Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous :
souhaitez démarrer en une seule fois un dossier de recouvrement pour toutes les factures impayées d'un client, plutôt que facture par facture ;
travaillez avec un huissier de justice qui préfère recevoir les dossiers en une seule fois plutôt que répartis sur plusieurs dossiers.
Dernier rappel obligatoire (NL et BE)
Pour les clients aux Pays-Bas et en Belgique, au démarrage du dossier de recouvrement, vous recevez une notification indiquant que vous êtes légalement tenu d'envoyer aux consommateurs un dernier rappel avant de mettre une créance en recouvrement. Si vous ignorez cette étape, vous risquez que les frais supplémentaires ne soient pas accordés si la créance fait ensuite l'objet d'une procédure judiciaire.
Désactiver un dossier de recouvrement
Vous souhaitez finalement arrêter un dossier de recouvrement démarré ? Vous pouvez alors désactiver le dossier. Toutes les factures du dossier reviennent automatiquement à l'étape « Prêt pour le recouvrement ».