Was sind Beziehungen?
Beziehungen sind Personen außerhalb Ihrer Debitorenliste, die Sie regelmäßig in Nachrichten oder Notizen in Payt einbeziehen möchten. Dazu gehören externe Partner, Buchhalter, Kollegen aus anderen Abteilungen oder andere Beteiligte, die selbst kein Konto in Payt haben, aber gelegentlich eine Nachricht erhalten sollen.
Eine Beziehung erhält nur die Nachrichten, bei denen Sie sie explizit als CC oder BCC hinzugefügt haben. Sie haben keinen Zugang zu Payt selbst.
Der Unterschied zu beispielsweise Kontaktmanagern: Beziehungen sind nicht an einen bestimmten Debitor gebunden, sondern an Ihre gesamte Organisation. Sie verwalten sie an einem zentralen Ort und können sie in mehreren Verwaltungen einsetzen.
Wann verwenden Sie Beziehungen?
Sie verwenden Beziehungen, wenn Sie jemanden regelmäßig in die Kommunikation aus Payt einbeziehen möchten, diese Person jedoch kein Debitor ist. Zum Beispiel:
Ein externer Gerichtsvollzieher, der eine Kopie bestimmter Mahnungen erhalten möchte
Ein Buchhalter oder Berater, der bestimmte Korrespondenz mitlesen soll
Ein interner Mitarbeiter ohne Payt-Konto, der über einen bestimmten Vorgang informiert werden soll
Wie richten Sie Beziehungen ein?
Beziehungen werden auf Organisationsebene verwaltet.
Starten Sie auf Ihrem Organisations-Dashboard, indem Sie oben links auf das Payt-Logo klicken.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche 'Organisationseinstellungen'.
Navigieren Sie links zum Tab 'Externe Beziehungen'.
Klicken Sie oben rechts auf 'Beziehung hinzufügen'.
Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Name - Der Name der Person oder des Unternehmens
E-Mail-Adresse - Die Adresse, an die Nachrichten gesendet werden sollen
Verwaltungen - Die Verwaltungen, in denen diese Beziehung verfügbar sein soll.
Lassen Sie dieses Feld leer, ist die Beziehung nirgends verfügbar; stellen Sie daher sicher, dass Sie die relevanten Verwaltungen ausgewählt haben. Sie können die Beziehung mit beliebig vielen Verwaltungen verknüpfen.
Bestätigen Sie die Eingaben mit der Schaltfläche 'Beziehung hinzufügen'.
Die Beziehung ist nun in den ausgewählten Verwaltungen verfügbar.
Wie verwenden Sie eine Beziehung beim Senden von Nachrichten oder Notizen?
Beziehungen können als CC oder BCC beim Versenden von Nachrichten an Debitoren sowie beim Weiterleiten einer internen Notiz hinzugefügt werden.
Befolgen Sie dazu zunächst die üblichen Schritte zum Hinzufügen einer Nachricht oder internen Notiz. Bei Nachrichten klicken Sie anschließend auf das CC- oder BCC-Feld und sehen dort die Beziehung erscheinen (neben den anderen Payt-Nutzern). Bei internen Notizen können Sie unter 'Empfänger hinzufügen' direkt einen Payt-Nutzer oder eine Beziehung einfügen.
Die ausgewählte Beziehung erhält eine Kopie der Nachricht oder Notiz an die hinterlegte E-Mail-Adresse.