Was ist eine Migration?
Eine Migration bedeutet, dass Ihre offenen Rechnungen, Kunden und zugehörigen Daten von Ihrem aktuellen Buchhaltungspaket auf ein neues übertragen werden. Payt stellt anschließend eine Verbindung zu diesem neuen Paket her, sodass der Mahnprozess wie gewohnt weiterläuft.
Was muss ich im Voraus regeln?
Bevor die Migration beginnt, ist es wichtig, sich über einige Punkte im Klaren zu sein. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes bedacht haben:
Wird in der neuen Buchhaltung ein Neustart vorgenommen, oder werden bestehende Posten in das neue Paket übernommen?
Bleiben Rechnungsnummern und Kundennummern im neuen Paket genau gleich?
Wie läuft die Migration Schritt für Schritt ab?
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Schritte, die während einer Migration durchgeführt werden. Einige Schritte werden von Payt ausgeführt, andere von Ihnen als Kunde.
Schritt 1: Administration pausieren
Sobald die Migration beginnt, pausieren wir Ihre aktuelle Payt-Administration vorübergehend und sperren den Import. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Mahnungen versendet werden, solange die Daten noch nicht vollständig übertragen wurden.
Schritt 2: Testumgebung einrichten
Wir erstellen eine neue Testadministration und laden die Daten aus dem neuen Buchhaltungspaket. Auf dieser Grundlage vergleichen wir die neuen Daten mit den vorhandenen Daten.
Schritt 3: Vergleich und Überprüfung
Sobald die Daten in die Testadministration geladen wurden, überprüfen Sie diese gemeinsam mit uns, um etwaige Unterschiede zu erklären. Denken Sie beispielsweise an zwischenzeitlich verarbeitete Zahlungen, Rechnungen oder Kunden, die Sie bewusst nicht übernehmen möchten, oder an Abweichungen im neuen Paket.
Schritt 4: Neue Verbindung herstellen
Nachdem die Testumgebung überprüft wurde, wird die Verbindung in der aktiven Administration getrennt, sodass Sie diese neu mit dem neuen Buchhaltungspaket verknüpfen können. Die Einstellungen werden an die Testumgebung angepasst, damit dieselben Rechnungen geladen werden.
Schritt 5: Migration durchführen
Payt migriert die Administration im Hintergrund, sodass das neue Buchhaltungspaket fortan als korrekte Verbindung erkannt wird.
Schritt 6: Import starten und Stichprobe durchführen
Nach Durchführung der Migration wird der Import gestartet. Wir bitten Sie anschließend, eine Stichprobe durchzuführen: Überprüfen Sie, ob Ihre Kunden und Rechnungen korrekt übertragen wurden. Sind alle Daten korrekt, fahren wir mit dem letzten Schritt fort.
Schritt 7: Administration fortsetzen und Import entsperren
Sobald alles korrekt abgeschlossen wurde, entsperren wir Ihren Import. Sie können die Administration anschließend selbst fortsetzen. Der Prozess in Payt läuft dann wieder wie gewohnt weiter.
Planen Sie eine Migration?
Wenn Sie planen, zu einem anderen Buchhaltungspaket zu migrieren, nehmen Sie bitte vorab Kontakt mit dem Payt-Servicedesk auf. Wir vereinbaren dann gemeinsam einen geeigneten Zeitpunkt für die Datenübertragung.