Stap 1: Payt machtigen in VECOZO

Om declaraties vanuit Payt bij VECOZO aan te kunnen bieden, moet je in VECOZO toestemming geven aan Payt. Dit doe je door een externe toestemmingsverklaring af te geven.

Je geeft minimaal een verklaring af voor 'ZVW en WLZ' declaraties. Daarnaast adviseren wij ook om een verklaring af te geven voor 'COV'. Daarmee kan Payt automatisch een COV-controle uitvoeren en declaraties altijd met de juiste verzekeringsgegevens indienen bij de zorgverzekeraars.

Hoe geef je een externe toestemmingsverklaring af bij VECOZO?

Log in bij VECOZO met je inloggegevens.
Klik rechtsboven op de drie puntjes achter je naam en kies 'Mijn gegevens'.
Klik op 'Mijn externe toestemmingsverklaringen'.
Klik op 'Voeg toestemmingsverklaring toe'.

ZVW en WLZ declaraties

Vul de gegevens in volgens de tabel hieronder.
Bevestig je akkoord op het afgeven van de toestemmingsverklaring.

Veld	Waarde
Naam	ZVW en WLZ declaraties
Type instantie	Tussenpartij software
Geeft toestemmingsverklaring aan	Payt B.V.
Einddatum	Staat al correct (maximum is 2 jaar)

COV

Vul de gegevens in volgens de tabel hieronder.
Bevestig je akkoord op het afgeven van de toestemmingsverklaring.

Veld	Waarde
Naam	COV
Type instantie	Tussenpartij software
Geeft toestemmingsverklaring aan	Payt B.V.
Einddatum	Staat al correct (maximum is 2 jaar)

Open VECOZO om een externe toestemmingsverklaring af te geven

Stap 2: Bankrekening voor betaling doorgeven aan zorgverzekeraars

Wanneer je declaraties via VECOZO aanbiedt bij een zorgverzekeraar, is het belangrijk dat jouw bankrekeningnummer bij hen bekend is. Zo kunnen declaraties zonder problemen worden uitbetaald.

Veel zorgverzekeraars betalen declaraties uit op basis van de AGB-code van de praktijk. Payt adviseert daarom om bij het opgeven van je rekeningnummer altijd de AGB-code van de praktijk te combineren met het IBAN-nummer, en te declareren op basis van de praktijk-AGB.

Declareer je liever op basis van de zorgverlenerscode, bijvoorbeeld vanwege contractuele afspraken? Geef dan ook de AGB-code van de zorgverlener door in combinatie met het IBAN-nummer, bij de verzekeraars waar dit mogelijk is. Controleer daarna altijd of de verzekeraar deze koppeling correct heeft verwerkt.

Let op:

De meeste zorgverzekeraars sturen na het doorgeven van de wijziging een bevestigingsmail. Controleer ook je spammap als je niets ontvangt.
Geef altijd de AGB-code van de praktijk door, niet de AGB-code van de behandelaar.

In dit artikel lees je per zorgverzekeraar hoe je jouw bankrekeningnummer doorgeeft: Hoe geef ik per zorgverzekeraar mijn bankrekening door?

Stap 3: Controleer je Vektis-registratie(s)

Controleer of de gegevens van de praktijk in Vektis correct en volledig zijn geregistreerd. Er zijn twee onderdelen om te controleren.

1) UBO-registratie

Zorgverzekeraars zijn verplicht te weten wie de UBO's van jouw praktijk zijn voordat zij declaraties kunnen uitbetalen. Registreer de UBO('s) daarom in Vektis.

Meer informatie: https://www.vektis.nl/ubo
Inloggen voor doorgeven UBO: https://mijn.vektis.nl/

2) Registratie AGB-code zorgverleners

AGB-code declarant

Naast de praktijk-AGB stuurt Payt bij elke declaratie ook de AGB-code van de uitvoerende zorgverlener mee. Zorg daarom dat:

de AGB-code van de declarant bij de praktijk is geregistreerd in Vektis;
de registratie staat als 'Eigenaar' of 'Als ZZP werkzaam bij / gedetacheerd';
de ingangsdatum van de registratie vóór de datum ligt waarop je behandelingen gaat declareren.

Controleer je registratie via www.vektis.nl/agb-register en klik op Zoeken in het AGB-register. Declareer je namens een instelling (AGB-code begint met 38)? Dan is de declarant-AGB niet relevant.

AGB-code overige zorgverleners

Bij het indienen van declaraties wordt per verrichting ook de AGB-code van de uitvoerende zorgverlener vermeld. Welke code dat is, hangt af van je praktijksoftware:

Heeft de zorgverlener een eigen AGB-code die in de praktijksoftware is ingevuld? Dan wordt die code vermeld bij de verrichtingen van die zorgverlener.
Heeft de zorgverlener geen eigen AGB-code, of is die niet ingevuld in de praktijksoftware? Dan wordt de AGB-code van de declarant vermeld.

Waarom is dit belangrijk?

Geef je de eigen AGB-code van een zorgverlener door bij het declareren, dan moet die zorgverlener ook in Vektis zijn gekoppeld aan de praktijk. Let er dan op dat:

de AGB-code van de zorgverlener is geregistreerd bij de praktijk;
de ingangsdatum van die registratie vóór de datum ligt waarop je behandelingen gaat declareren voor die zorgverlener.

Het is niet verplicht om voor iedere zorgverlener de eigen AGB-code te gebruiken, maar als je dit doet is een correcte Vektis-registratie essentieel. Dit geldt met name bij combinatiebehandelingen: bepaalde behandelingen mogen op één dag niet door dezelfde zorgverlener worden gedeclareerd, maar wel door twee afzonderlijke zorgverleners. Door indiening op ieders eigen AGB-code voorkom je zo onnodige afwijzingen. Bijvoorbeeld een C002 in combinatie met een T042.