Let op: De informatie in dit artikel is gericht op mondzorgpraktijken die de 'Clearing' module in Payt gebruiken.
In dit artikel vind je:
Wat moet er gebeuren?
Dit zijn de punten die bij de overgang moeten worden afgerond.
1) Nieuwe AGB-code aanvragen
Vraag een nieuwe AGB-code aan via Vektis: https://www.vektis.nl/agb-register.
Geef deze nieuwe AGB-code ook door aan Payt.
Zorg dat de code ook wordt ingesteld in je praktijksoftware. De leverancier van de praktijksoftware kan je daarmee helpen.
2) Nieuw VECOZO-certificaat aanvragen
Met de nieuwe AGB-code dien je ook een nieuw certificaat voor toegang tot VECOZO aan te vragen.
3) Nieuwe bankrekening aanvragen
Een nieuw juridische entiteit vereist een nieuwe bankrekening. Payt adviseert om meerdere bankrekeningen te gebruiken, waarbij er één speciaal wordt ingezet voor het ontvangen van betalingen. Dat biedt meer flexibiliteit bij de inrichting van de administratie en het afletteren, en zorgt ervoor dat betalingen van bijvoorbeeld salarissen en leveranciers apart worden afgehandeld.
Je hebt hiervoor twee opties:
Via Payt: Koppel een virtuele IBAN aan je iDEAL | Wero-account. Dit kun je aanvragen bij de servicedesk van Payt.
Via je eigen bank: Vraag een extra bankrekening aan. Houd er rekening mee dat banken hier vaak lang over doen.
4) Vektis-registratie bijwerken voor de nieuwe AGB-code
Zorg dat de Vektis-registratie van jouw praktijk is bijgewerkt. Let daarbij op het volgende:
Registreer alle zorgverleners met een eigen AGB-code die werkzaam zijn bij de praktijk.
Gebruik als startdatum bij voorkeur de oprichtingsdatum van de BV. Zo minimaliseer je het risico op onnodige afwijzingen.
5) Toestemmingsverklaring voor Payt in VECOZO afgeven met de nieuwe AGB-code
Om te kunnen declareren met de nieuwe AGB-code via Payt, moet je in VECOZO de toestemmingsverklaring COV en de toestemmingsverklaring 'ZVW en WLZ' vastleggen. Dit kan pas nadat je de VECOZO-certificaten hebt ontvangen (zie stap 2).
Lees meer: Op 'Onbezorgd starten met Payt' lees je hoe je de toestemmingsverklaringen in VECOZO kunt afgeven.
6) Nieuwe IBAN doorgeven aan zorgverzekeraars
Om betalingen van zorgverzekeraars te kunnen ontvangen op je nieuwe bankrekening, moet je het nieuwe IBAN doorgeven aan de verzekeraars.
Lees meer: Op 'Onbezorgd starten met Payt' lees je hoe je de nieuwe bankrekening kunt doorgeven aan de zorgverzekeraars.
7) iDEAL | Wero-account updaten / vernieuwen
Gebruik je een vIBAN via Payt? Dan helpen we je met het aanmaken van een nieuwe iDEAL | Wero-koppeling waar direct een IBAN bij zit.
Gebruik je een eigen bankrekening van de bank? Dan moet het huidige iDEAL | Wero-account opnieuw worden geautoriseerd.
In beide gevallen kan de servicedesk van Payt je verder helpen. Wat je hiervoor nodig hebt:
Een UBO-formulier
Rekeningafschrift van je nieuwe bankrekening (alleen als je geen vIBAN gebruikt)
8) Instellingen in Payt en WeFact (laten) wijzigen
De volgende instellingen moeten in Payt worden gewijzigd:
Organisatie instellingen (wijzigingen door de praktijk)
Gegevens - Naam van de praktijk
Facturatiegegevens - Facturatiegegevens (zoals KVK-nummer)
Bankrekeningen - Bankgegevens
Bankkoppelingen - Gekoppelde bank (indien van toepassing)
Administratie instellingen (wijzigingen door de praktijk)
Gegevens - Naam van de praktijk + KVK-nummer
Bankgegevens - Bankrekeningnummer dat aan patiënten wordt gecommuniceerd
E-mail - E-maildomein (indien van toepassing)
WeFact (wijzigingen door Payt)
Bedrijfsgegevens worden aangepast in WeFact zodat de juiste en actuele gegevens op de factuurdocumenten worden vermeld.
Tips voor een soepele overgang van een eenmanszaak/maatschap naar een BV
Tip 1 - Zorg dat je kunt blijven declareren
Bij de overgang naar een BV is het belangrijk dat je declaraties niet stilvallen. Hiervoor zijn twee manieren:
Richt de BV op terwijl de eenmanszaak of maatschap nog actief is. Zolang je nog bezig bent alles op orde te brengen, kun je gewoon blijven declareren met de oude AGB-code.
Gaat je eenmanszaak of maatschap direct over in de BV? Dan eindigt de inschrijving van de eenmanszaak op de oprichtingsdatum van de BV, en wordt de oude AGB-code door Vektis automatisch per die datum beëindigd. Vraag in dat geval bij Vektis een verlenging van de oude AGB-code aan. Het is raadzaam om minimaal 3 maanden verlenging aan te vragen.
Tip 2 - Gebruik een vIBAN via Payt als nieuwe bankrekening
Payt biedt de mogelijkheid om een IBAN-nummer te koppelen aan je iDEAL | Wero-account (een virtuele IBAN). Dit heeft dde volgende voordelen:
Goedkoop: Payt rekent een meerprijs van €0,05 per ingeladen factuur. Daarmee bespaar je de bankkosten voor binnenkomende betalingen (doorgaans €0,15 tot €0,25 per transactie).
Snel: Een vIBAN kan direct worden afgegeven zodra het iDEAL | Wero-account is goedgekeurd.
Extra gemak: Met een vIBAN ondersteunt Payt het terugstorten van dubbele betalingen vanuit Payt, waardoor je het afletteren verder kunt automatiseren.