Wie versende ich eine Nachricht?
Sie können aus Payt heraus eine Nachricht für einen Vorgang (Kunde, Fall oder Rechnung) versenden. Die Nachricht ist für den Kunden über das Online-Portal sichtbar, und er wird per E-Mail benachrichtigt.
Hat ein Kunde keine E-Mail-Adresse in Payt hinterlegt, wird keine E-Mail versandt und der Kunde erhält keine Benachrichtigung. Die Nachricht ist jedoch für ihn im Online-Rechnungsportal sichtbar.
So versenden Sie eine Nachricht an einen Kunden:
Klicken Sie oben in der Zeitleiste eines Vorgangs auf 'Nachricht'.
Legen Sie die Empfänger fest (standardmäßig die allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden), den Betreff und den Inhalt, fügen Sie optional einen Anhang hinzu oder wählen Sie eine Standardnachricht.
Klicken Sie auf 'An Kunden senden'.
Hinweis: Nachrichten werden im Namen des Benutzers versendet, der die Nachricht erstellt hat.
Was erhält der Kunde?
Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Nachricht und einer einzigen Schaltfläche: 'Auf diese Nachricht antworten'. Die E-Mail enthält keine Online-Zahlungsschaltflächen, Lastschriftlinks oder andere Aktionsmöglichkeiten. Über die Schaltfläche gelangt der Kunde zum Online-Rechnungsportal, wo er alle üblichen Aktionen durchführen kann – wie z. B. eine Zahlung vornehmen oder eine Lastschrift einrichten.
Wo finde ich eine gesendete Nachricht?
Gesendete Nachrichten werden an drei Stellen in Payt angezeigt:
In der Zeitleiste des Vorgangs.
Im Payt-Posteingang.
Im Rechnungsportal des Kunden.
Tipp: In der Zeitleiste sehen Sie, wann die Nachricht gesendet wurde, an welche E-Mail-Adresse, von welchem Benutzer und ob sie geöffnet wurde. Über die drei Punkte rechts neben der Nachricht können Sie diese erneut senden.
Wie erstelle ich eine Standardnachricht?
Wenn Sie häufig dieselben Nachrichten senden, können Standardnachrichten Zeit sparen. So erstellen Sie eine:
Öffnen Sie die Verwaltungseinstellungen über das Zahnrad-Symbol oben rechts in Payt.
Navigieren Sie im linken Menü zu 'Nachrichten'.
Klicken Sie auf 'Standardnachricht hinzufügen'.
Legen Sie die Beschreibung, optionale Standard-CC/BCC-E-Mail-Adressen und den Nachrichtentext fest. Eine Signatur müssen Sie nicht eingeben — sie wird automatisch hinzugefügt, sofern Sie eine eingerichtet haben.
Klicken Sie auf 'Standardnachricht speichern'.
Wie versende ich eine Nachricht an mehrere Kunden gleichzeitig?
So senden Sie eine Nachricht an mehrere Vorgänge gleichzeitig:
Navigieren Sie in Payt zur Rechnungs-, Kunden- oder Fallübersicht (je nachdem, von wo Sie senden möchten).
Wählen Sie die Vorgänge aus, an die Sie eine Nachricht senden möchten.
Klicken Sie auf 'Nachrichten senden'.
Fügen Sie Betreff, Nachricht und optional einen Anhang hinzu oder wählen Sie eine Standardnachricht.
Klicken Sie auf 'An Kunden senden'. Dieselbe Nachricht wird nun einzeln an alle ausgewählten Vorgänge gesendet.
Wie formatiere ich eine Nachricht?
Bei jeder Nachricht, die Sie aus Payt an Kunden senden, können Sie den Text formatieren. Das gilt für eine einzelne Nachricht, eine Standardnachricht und eine Nachricht an mehrere Kunden gleichzeitig.
Mit der Symbolleiste über dem Textfeld können Sie:
Text fett, kursiv oder unterstrichen darstellen;
eine Aufzählung oder nummerierte Liste hinzufügen;
einen Link hinzufügen.
Die Formatierung bleibt in der Zeitleiste und im Rechnungsportal des Kunden sichtbar. Kann das E-Mail-Programm des Kunden keine Formatierung anzeigen? Dann sieht der Kunde die Nachricht als reinen Text, ohne Formatierung.