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Wie behebe ich die Fehlermeldung ‚E-Mail nicht zustellbar‘?

Was die Fehlermeldungen bei nicht zugestellten E-Mails bedeuten, zum Beispiel 'Sicherheitsfehler' und 'Gefiltert', und wie Sie sie Schritt für Schritt beheben.

Was bedeutet die Meldung 'E-Mail nicht zustellbar'?

Eine E-Mail aus Payt, zum Beispiel eine Rechnung oder Erinnerung, ist beim Empfänger nicht angekommen. Der Mailserver des Empfängers hat die E-Mail zurückgeschickt (ein 'Bounce'), oder die E-Mail-Adresse wurde nach einem früheren fehlgeschlagenen Versand gesperrt.

Standardmäßig sperrt Payt danach die Rechnung, damit keine Erinnerungen mehr an eine Adresse gehen, die nicht funktioniert. Sie können auch einstellen, dass stattdessen ein Brief verschickt wird. Mehr dazu: 'Welche Einstellungen kann ich für unzustellbare E-Mails vornehmen?'

Wo sehe ich die Meldung?

  • Auf dem Dashboard unter 'Nicht zustellbare Kommunikation'. Klicken Sie darauf und filtern Sie links nach Versandmethode (zum Beispiel E-Mail), um alle Dossiers mit einem Zustellungsfehler zu sehen.

  • In der Zeitachse des Dossiers, zum Beispiel auf der Rechnungs-, Kunden- oder Inkassofallseite.

In der Zeitachse sieht die Fehlermeldung zum Beispiel so aus:

Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden. Die E-Mail an demo@example.com wurde nicht erfolgreich zugestellt. Die erhaltene Fehlermeldung lautet: Sicherheitsfehler. Wenn die Adresse ungültig ist, muss die E-Mail-Adresse im Quellsystem angepasst werden.

Das Wort nach 'Die erhaltene Fehlermeldung lautet:' zeigt Ihnen, was schiefgelaufen ist. Suchen Sie diese Fehlermeldung in diesem Artikel.

Hinweis: Die Meldung gilt nur für die E-Mail-Adresse, die darin genannt wird. Wurde die E-Mail auch an eine CC- oder BCC-Adresse geschickt? Schlägt die Zustellung an eine dieser Adressen fehl, sperrt Payt den gesamten Versand, auch wenn die E-Mail bei der 'An'-Adresse angekommen ist. Prüfen Sie daher immer, welche Adresse in der Meldung steht.

Fehlermeldungen: Was bedeuten sie und was müssen Sie tun?

'Sicherheitsfehler' oder 'Bounced address'

  • Ursache: beim Empfänger

  • Bedeutung: Die E-Mail-Adresse wurde vom Mailsystem von Payt gesperrt, weil ein früherer Versand an diese Adresse fehlgeschlagen ist. Zum Beispiel, weil die Adresse oder Domain damals nicht existierte. Solange die Sperre aktiv ist, verschickt Payt nichts an diese Adresse, auch wenn die Adresse inzwischen funktioniert. Sie können diese Sperre nicht selbst aufheben.

  • Lösung: gehen Sie wie folgt vor:

    1. Suchen Sie die ursprüngliche Ursache. Prüfen Sie in der Zeitachse dieses Dossiers oder früherer Dossiers desselben Kunden, ob es eine frühere Meldung 'E-Mail nicht zustellbar' gibt. Diese Fehlermeldung (zum Beispiel 'Benutzer unbekannt' oder 'Host unbekannt') zeigt Ihnen, warum die Adresse gesperrt wurde.

    2. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse Buchstabe für Buchstabe, vor allem den Teil nach dem @. Prüfen Sie auch, ob die Domain noch existiert.

    3. Ist die Adresse falsch? Passen Sie sie in Ihrer Buchhaltungssoftware an und folgen Sie den Schritten unter 'Nach der Behebung: Rechnung fortsetzen und erneut senden'.

    4. Ist die Adresse richtig? Wenden Sie sich an den Payt Support und geben Sie die E-Mail-Adresse und die Rechnungsnummer an. Wir suchen die ursprüngliche Fehlermeldung heraus und heben die Sperre auf, wenn die Adresse wieder erreichbar ist.

'Benutzer unbekannt'

  • Ursache: beim Empfänger

  • Bedeutung: Die E-Mail-Adresse existiert wahrscheinlich nicht (mehr). Zum Beispiel wegen eines Tippfehlers, einer alten E-Mail-Adresse oder einer Adresse, die der Kunde nicht richtig mitgeteilt hat. Ist die Adresse richtig? Dann liegt ein Problem beim Empfänger vor. Das kann auch vorübergehend sein.

  • Lösung: Korrigieren Sie die E-Mail-Adresse in Ihrer Buchhaltungssoftware. Ist die Adresse richtig, bitten Sie den Kunden, seine E-Mail-Einstellungen zu prüfen.

'Host unbekannt'

  • Ursache: beim Empfänger

  • Bedeutung: Die Domain des Empfängers (der Teil nach dem @) ist nicht erreichbar. Zum Beispiel, weil sie vorübergehend offline ist, nicht mehr existiert oder falsch geschrieben ist.

  • Lösung: Prüfen Sie, ob die Domain richtig geschrieben ist und noch existiert. Ist die Domain vorübergehend offline, senden Sie die E-Mail später erneut.

'Postfach voll'

  • Ursache: beim Empfänger

  • Bedeutung: Das Postfach des Empfängers ist voll. Das ist meistens vorübergehend.

  • Lösung: Bitten Sie den Kunden, Platz im Postfach zu schaffen, und senden Sie die E-Mail danach erneut.

'Netzwerkfehler'

  • Ursache: beim Empfänger

  • Bedeutung: Beim Mailserver des Empfängers gibt oder gab es eine vorübergehende Störung.

  • Lösung: Senden Sie die E-Mail später erneut. Klappt das nicht, wenden Sie sich an den Kunden.

'Abgelaufen'

  • Ursache: beim Empfänger

  • Bedeutung: Die E-Mail konnte nicht rechtzeitig zugestellt werden, auch nicht nach mehreren automatischen Versuchen. Payt versucht es daher nicht erneut. Das passiert meistens, wenn der Mailserver des Empfängers vorübergehend nicht erreichbar ist.

  • Lösung: Bitten Sie den Kunden zu prüfen, ob sein E-Mail-Dienst normal funktioniert, und senden Sie die E-Mail danach erneut.

'Gefiltert'

  • Ursache: beim Empfänger

  • Bedeutung: Der Mailserver des Empfängers hat die E-Mail automatisch gefiltert. Das passiert häufig bei Hotmail und Outlook, die streng darauf achten, welche E-Mails im Posteingang landen. Meistens befindet sich die E-Mail im Spam-Ordner des Empfängers.

  • Lösung: bitten Sie den Kunden,

    1. den Spam-Ordner zu prüfen und die E-Mail als „kein Spam“ zu markieren;

    2. die Absenderadresse Ihrer Verwaltung als Kontakt hinzuzufügen. Sie finden die Absenderadresse über das Zahnrad oben rechts (Verwaltungseinstellungen) > Tab 'E-Mail';

    3. eine andere E-Mail-Adresse mitzuteilen, wenn das Problem immer wieder auftritt.

'Blockiert'

  • Ursache: beim Absender oder beim Empfänger

  • Bedeutung: Der Mailserver des Empfängers hat die E-Mail aktiv abgelehnt. Zum Beispiel, weil der Absender blockiert ist, der Empfänger den Absender als 'Junk' markiert hat oder weil die E-Mail als Spam eingestuft wird.

  • Lösung: Fragen Sie den Kunden, ob es auf seiner Seite eine Sperre gibt. Ist die Fehlermeldung schon etwas älter, senden Sie die E-Mail erneut.

'Kein Relaying'

  • Ursache: beim Absender oder beim Empfänger

  • Bedeutung: Diese Fehlermeldung betrifft die Weiterleitung von E-Mails zwischen Mailservern. Der Mailserver des Empfängers nimmt die E-Mail nicht an.

  • Lösung: gehen Sie wie folgt vor:

    1. Prüfen Sie Ihre eigenen E-Mail-Einstellungen: Gehen Sie zum Zahnrad oben rechts (Verwaltungseinstellungen) > Tab 'E-Mail' und synchronisieren Sie die DMARC-Richtlinie und die CNAME-Einträge. Ist etwas nicht richtig eingestellt? Folgen Sie dann 'Welche E-Mail-Einstellungen sollten vorgenommen werden?'

    2. Sind Ihre Einstellungen richtig? Dann nimmt der Mailserver des Empfängers die E-Mail wahrscheinlich nicht an. Was dann zu tun ist, hängt von der Situation ab. Wenden Sie sich an den Payt Support und geben Sie die E-Mail-Adresse und die Rechnungsnummer an.

'DKIM required for recipient domain'

'Unbekannt'

  • Ursache: beim Absender oder beim Empfänger

  • Bedeutung: Der Mailserver hat keinen eindeutigen Grund zurückgegeben. Es kann verschiedene Ursachen geben.

  • Lösung: Wenden Sie sich an den Payt Support und geben Sie die E-Mail-Adresse und die Rechnungsnummer an. Gemeinsam finden wir heraus, woran es liegt.

Keine Fehlermeldung, aber der Kunde hat die E-Mail nicht erhalten

Steht in der Zeitachse keine Fehlermeldung, aber der Kunde teilt Ihnen mit, dass die E-Mail nicht angekommen ist? Sie können selbst nicht sehen, ob die E-Mail im Posteingang des Kunden zugestellt wurde. Gehen Sie daher wie folgt vor:

  1. Prüfen Sie in der Zeitachse der Rechnung, an welche E-Mail-Adresse die E-Mail verschickt wurde und ob das die richtige Adresse ist.

  2. Bitten Sie den Kunden, den Spam-Ordner (oder Junk-E-Mail-Ordner) zu prüfen.

  3. Haben Sie beides getan und ist die E-Mail immer noch nicht auffindbar? Wenden Sie sich an den Payt Support und geben Sie die E-Mail-Adresse, die Rechnungsnummer und das Versanddatum an.

Nach der Behebung: Rechnung fortsetzen und erneut senden

Haben Sie die Ursache der Fehlermeldung gefunden? Gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Beheben Sie die Ursache. In diesem Artikel sehen Sie, was Sie bei jeder Fehlermeldung tun müssen.

  2. Passen Sie bei Bedarf die E-Mail-Adresse an in Ihrer Buchhaltungssoftware. Beim nächsten Import wird die neue Adresse in Payt übernommen. Möchten Sie nicht warten? Starten Sie dann selbst einen Import über 'Importieren' oben > 'Jetzt importieren'.

  3. Setzen Sie die Rechnung fort über die Schaltfläche 'Aktionen' auf der Rechnungsseite. Die Meldung 'E-Mail nicht zustellbar' verschwindet dann automatisch aus der Liste der nicht zustellbaren Kommunikation.

  4. Senden Sie die E-Mail erneut (falls gewünscht). Klicken Sie in der Zeitachse auf die drei Punkte neben dem fehlgeschlagenen Versand und wählen Sie 'E-Mail erneut senden'. Oder planen Sie den Rechnungsschritt über 'Schritt bearbeiten' neu ein.

Mehr dazu: 'Wie kann ich eine Rechnung/Erinnerung erneut an die richtige E-Mail-Adresse senden?'

Meldung entfernen, ohne die Rechnung fortzusetzen

Möchten Sie die Rechnung nicht fortsetzen, die Meldung aber aus der Liste der nicht zustellbaren Kommunikation entfernen? Das ist auf zwei Arten möglich:

  • Pro Dossier

    Gehen Sie zur Meldung 'E-Mail nicht zustellbar' in der Zeitachse des Dossiers. Klicken Sie neben der Meldung auf den blauen Text 'Auflösen'.

  • Für mehrere Dossiers gleichzeitig

    Gehen Sie zur Übersicht (zum Beispiel der Rechnungs- oder Kundenseite) und haken Sie die Dossiers an. Klicken Sie oben rechts auf 'Bulkaktionen' und wählen Sie 'Notifikationen bestätigen'.

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