Wat is een interne notitie?
Een interne notitie is een aantekening die je vastlegt binnen Payt, bedoeld voor intern gebruik. Je kunt ze toevoegen op de drie dossierniveaus:
Factuurniveau: een notitie die betrekking heeft op een specifieke factuur
Debiteurniveau: een notitie over een debiteur in het algemeen
Incassozaakniveau: een notitie binnen een specifieke incassozaak
Notities zijn altijd alleen zichtbaar voor gebruikers binnen jouw Payt-omgeving. Debiteuren kunnen de notities dus niet bekijken.
Een interne notitie toevoegen
Navigeer naar de gewenste factuur, debiteur of incassozaak en klik rechtsboven op de knop 'Notitie'.
Je ziet dan een formulier met de volgende onderdelen:
Omschrijving (verplicht) - Dit is de notitie zelf. Dit veld is verplicht; je kunt de notitie niet opslaan zonder tekst.
Ontvangers (optioneel) - Wil je dat anderen op de hoogte worden gebracht van de notitie? Dan kun je één of meerdere ontvangers toevoegen die de notitie als e-mail ontvangen met de knop 'Ontvangers toevoegen'.
Dit kunnen andere Payt gebruikers zijn, externe relaties, of andere e-mailadressen die je handmatig invult. De notitie zelf blijf intern; de ontvanger krijgt een e-mailmelding.
Bijlagen (optioneel) - Je kunt relevante bestanden aan de notitie toevoegen, zoals documenten, screenshots of correspondentie. Ook bijlagen zijn uitsluitend zichtbaar voor interne gebruikers en dus niet inzichtelijk voor de debiteur.
Herinnering (optioneel) - Als je op een later moment aan de notitie wil worden herinnerd, kun je een herinnering instellen. Op het ingestelde moment wordt dan automatisch een herinneringsmail verstuurd naar het gekozen adres. Daarbij geef je het volgende aan:
Datum en tijdstip: wanneer de herinnering verstuurd moeten worden
Ontvanger van de herinnering: dit kan je eigen e-mailadres zijn, een Payt-gebruiker, een externe relatie, of een ander e-mailadres dat je handmatig invult.
Waar vind je interne notities terug?
Alle notities zijn zichtbaar in de tijdlijn van de betreffende factuur, debiteur of incassozaak.