Wat zijn relaties?
Relaties zijn personen buiten je debiteurenbestand die je regelmatig wilt betrekken bij berichten of notities in Payt. Denk aan externe partners, accountants, collega's van andere afdelingen, of andere betrokkenen die zelf geen account in Payt hebben maar soms wel een bericht moeten ontvangen.
Een relatie ontvangt alleen de berichten waarbij je hen expliciet hebt toegevoegd als CC of BCC. Ze hebben geen toegang tot Payt zelf.
Het verschil met bijvoorbeeld relatiemanagers: relaties zijn niet gekoppeld aan een specifieke debiteur, maar aan jouw organisatie als geheel. Je beheert ze op één centrale plek en kunt ze inzetten in meerdere administraties.
Wanneer gebruik je relaties?
Je gebruikt relaties wanneer je iemand regelmatig wilt meenemen in communicatie vanuit Payt, maar die persoon geen debiteur is. Bijvoorbeeld:
Een externe deurwaarder die een kopie wil ontvangen van bepaalde aanmaningen
Een accountant of adviseur die meeleest bij specifieke correspondentie
Een interne medewerker die geen Payt-account heeft, maar van een bepaald dossier wel op de hoogte moet blijven
Hoe stel je relaties in?
Relaties beheer je op organisatienivau.
Begin op je organisatie dashboard door linksboven op het Payt logo te klikken.
Klik rechtsboven op de knop 'Organisatie instellingen'.
Ga links naar het tabblad 'Externe relaties'.
Klik rechtsboven op 'Relatie toevoegen'.
Vul de volgende gegevens in:
Naam - De naam van de persoon of het bedrijf
E-mailadres - Het adres waarop diegene berichten wil ontvangen
Administraties - De administraties waar deze relatie beschikbaar moet zijn.
Laat je dit leeg, dan is de relatie nergens beschikbaar; zorg dus dat je de relevante administraties hebt geselecteerd. Je kunt de relatie koppelen aan zoveel administraties als je wilt.
Bevestig de gegevens met de knop 'Relatie toevoegen'.
De relatie is nu beschikbaar binnen de geselecteerde administraties.
Hoe gebruik je een relatie bij het versturen van berichten of notities?
Relaties kun je toevoegen als CC of BCC bij het versturen van berichten aan debiteuren, en bij het doorsturen van een interne notitie.
Volg daarvoor eerst de gebruikelijke stappen om een bericht of interne notitie toe te voegen. Bij berichten klik je vervolgens op het CC of BCC veld en zie je daar de relatie verschijnen (naast de andere Payt gebruikers). Bij interne notities kun je bij 'Ontvanger toevoegen' direct een Payt gebruiker of relatie invoegen.
De geselecteerde relatie ontvangt een kopie van het bericht of de notitie op het ingestelde e-mailadres.