Wat is een migratie?
Een migratie betekent dat je openstaande facturen, debiteuren en bijbehorende gegevens worden overgezet van je huidige boekhoudpakket naar een nieuw pakket. Payt koppelt vervolgens aan dit nieuwe pakket, zodat het proces van herinneringen gewoon doorloopt.
Wat moet ik van tevoren regelen?
Voordat de migratie van start gaat, is het belangrijk om een aantal zaken goed in kaart te brengen. Zorg dat je het volgende alvast scherp hebt:
Wordt er een nieuwe start gemaakt in de nieuwe boekhouding, of worden oude posten overgezet naar het nieuwe pakket?
Blijven factuurnummers en debiteurnummers precies hetzelfde in het nieuwe pakket?
Hoe verloopt de migratie stap voor stap?
Hieronder vind je een overzicht van de stappen die worden doorlopen tijdens een migratie. Sommige stappen worden door Payt uitgevoerd, andere door jou als klant.
Stap 1: Administratie pauzeren
Zodra de migratie begint, zetten we je huidige Payt administratie tijdelijk op pauze en vergrendelen we de import. Dit zorgt ervoor dat er geen herinneringen worden verstuurd zolang de gegevens nog niet compleet zijn overgezet.
Stap 2: Testomgeving inrichten
We maken een nieuwe testadministratie en laden de gegevens vanuit het nieuwe boekhoudpakket in. Op basis hiervan vergelijken we de nieuwe data met de bestaande data.
Stap 3: Vergelijking en controle
Als de data in de testadministratie is ingeladen, controleer je met onze hulp of er nog eventuele verschillen verklaard moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan tussentijdse betalingen die zijn verwerkt, facturen of debiteuren die je bewust niet wilt meenemen, of afwijkingen in het nieuwe pakket.
Stap 4: Nieuwe koppeling maken
Wanneer de testomgeving is gecontroleerd, wordt de koppeling in de actieve administratie verbroken zodat je deze opnieuw kunt leggen met het nieuwe boekhoudpakket. De instellingen worden gelijk gezet aan de testomgeving, zodat dezelfde facturen worden ingeladen.
Stap 5: Migratie uitvoeren
Payt migreert de administratie op de achtergrond, zodat we voortaan het nieuwe boekhoudpakket beschouwen als juiste koppeling.
Stap 6: Import starten en steekproef
Na het uitvoeren van de migratie wordt de import gestart. We vragen je dan om een steekproef te doen: controleer of je debiteuren en facturen correct zijn verhuisd. Kloppen de gegevens? Dan gaan we door naar de laatste stap.
Stap 7: Administratie hervatten en import ontgrendelen
Als alles correct is verlopen, ontgrendelen we je import. Je kunt de administratie vervolgens zelf hervatten. Het proces in Payt loopt dan weer door zoals je gewend bent.
Ben je van plan om te migreren?
Als je van plan bent om te migreren van boekhoudpakket, neem dan alvast contact op met de servicedesk van Payt. We plannen dan samen een goed moment in om de gegevens over te zetten.