Hoe worden de gegevens opgehaald?
Hoe de import werkt, hangt af van de koppeling tussen jouw boekhoudpakket en Payt.
Rechtstreekse koppeling (API)
Pakketten zoals Exact Online, Twinfield en Moneybird zijn direct via een API gekoppeld aan Payt. Payt haalt de openstaande posten op zodra er een import wordt gestart.
Via een CSV- of XML-bestand
Bij sommige boekhoudpakketten verloopt de import via een tussenpartij. Deze tussenpartij zet een bestand klaar met alle openstaande posten, waarna Payt dit bestand importeert.
Wanneer worden de gegevens geïmporteerd?
Payt voert standaard één keer per dag automatisch een import uit. Het exacte tijdstip en wat er dan wordt geïmporteerd, is afhankelijk van je import instellingen.
Wil je niet wachten op een automatische import? Je kunt ook handmatig een import starten.
Wat gebeurt er na een import?
Wordt er een nieuwe factuur ingeladen, dan verzendt Payt deze automatisch. Payt hanteert standaard een wachttijd van één uur na het importeren voordat de factuur wordt verzonden. Daarna worden facturen elk half uur verzonden. Dit geeft je nog even de tijd om een factuur te pauzeren of te corrigeren als er iets niet klopt.
Voorbeeld verzendtijden na import:*
Import om 15.01 uur -> 1 uur wachttijd -> Factuur verzonden om 16.30 uur
Import om 15.29 uur -> 1 uur wachttijd -> Factuur verzonden om 16.30 uur
*Let op: dit is mede afhankelijk van je ingestelde verzenddagen en -tijden. Lees meer: Hoe bepaal ik wanneer facturen en herinneringen worden verzonden via Payt?
Wat als een veld leeg is in de boekhouding?
Laat je een veld leeg in je boekhoudpakket dat eerder gevuld was, dan wordt die waarde niet meer meegestuurd naar Payt. Let op: het leeglaten van verplichte velden (zoals e-mailadres of postadres) zorgt voor een validatiefout, waardoor de factuur niet wordt ingeladen of bijgewerkt.
Hoe weet ik of alle gegevens zijn geïmporteerd?
Staat een factuur in Payt nog open terwijl je verwacht had dat die na de import afgerond zou zijn? Dan staat deze in de boekhouding waarschijnlijk nog open. Er kunnen ook andere redenen zijn waarom wijzigingen niet zichtbaar zijn in Payt.