Een aanbetaling is een vooruitbetaling die je van een patiënt vraagt voordat je een (kostbare) behandeling uitvoert, zoals een implantaar of prothese. Payt verwerkt aanbetalingen automatisch via een productcode uit je praktijksoftware, zonder dat je handmatig een factuur hoeft aan te maken.
Stap 1: Productcode instellen in je praktijksoftware
Maak in je praktijksoftware een productcode aan voor aanbetalingen, bijvoorbeeld AA01. Boek het aanbetalingsbedrag van de patiënt op deze code.
Geef de productcode vooraf door aan de servicedesk van Payt. Payt moet de code kennen om aanbetalingen correct te herkennen. Doe je dit niet voordat je de eerste aanbetalingsfactuur uploadt, dan herkent Payt de code niet als aanbetaling en wordt de factuur niet correct verwerkt.
Stap 2: Hoe verwerkt Payt de aanbetaling?
Zodra het declaratiebestand in Payt is geladen, gebeurt het volgende automatisch:
Payt genereert een aanbetalingsfactuur, bestaande uit:
Een debetfactuur voor de patiënt
Een creditnota om het tegoed te registreren
De debetfactuur wordt automatisch verzonden en opgevolgd via het reguliere herinneringstraject.
De patiënt betaalt de aanbetaling. Ondertussen kunnen behandelingen worden uitgevoerd en eventueel gedeclareerd bij de zorgverzekeraar.
Zodra er restnota's zijn, worden deze automatisch weggestreept tegen de openstaande creditnota.
Wat gebeurt er nadat het tegoed is verbruikt?
Zodra de creditnota volledig is verrekend, factureert Payt de eventuele restbedragen automatisch aan de patiënt. Deze facturen worden opgevolgd via het reguliere herinneringstraject.
Let op: De debetfactuur voor de aanbetaling wordt automatisch verzonden en opgevolgd, maar Payt controleert niet of deze ook daadwerkelijk betaald is voordat de behandeling start. Het is aan de praktijk om te beslissen of je wacht met behandelen (en eventueel met het inkopen van techniek) totdat de aanbetaling is ontvangen.