Hoe verstuur ik een bericht?
Het is mogelijk om vanuit Payt een bericht te versturen voor een dossier (debiteur, zaak of factuur). Het verstuurde bericht zal voor de debiteur zichtbaar zijn via het online portaal, en deze zal per e-mail op de hoogte gebracht worden van het bericht.
Heeft een debiteur geen e-mailadres in Payt, dan wordt er geen e-mail verzonden naar de debiteur en krijgt de debiteur dus geen melding van het bericht. Wel is de melding zichtbaar voor de debiteur in het online factuurportaal.
Zo verstuur je een bericht aan een debiteur:
Klik bovenaan de tijdlijn van een dossier op 'Bericht'.
Bepaal de ontvangers (dit is standaard het algemene e-mailadres van de debiteur), het onderwerp, de inhoud en voeg eventueel een bijlage toe, óf kies een standaardbericht.
Klik op 'Verstuur aan debiteur'.
Let op: Berichten aan een debiteur worden verstuurd in naam van de gebruiker die het bericht heeft aangemaakt.
Hoe vind ik het verzonden bericht terug?
Het door jou verstuurde bericht wordt op drie plekken in Payt getoond:
In de tijdlijn van het dossier.
In de Payt inbox.
In het factuurportaal van de debiteur.
Tip: In de tijdlijn van het dossier kun je zien wanneer, aan welk e-mailadres en door welke gebruiker het bericht is verstuurd, en of deze is geopend. Ook kun je via de drie puntjes rechts van het bericht het bericht opnieuw versturen.
Hoe maak ik een standaardbericht aan?
Als je vaak dezelfde berichten stuurt naar je debiteuren kan het handig zijn om standaardberichten te gebruiken. Zo maak je een standaardbericht aan:
Klik rechtsboven in Payt op het tandwiel icoontje om de administratie instellingen te openen.
Navigeer links in het overzicht naar 'Berichten'.
Klik op 'Standaardbericht toevoegen'.
Bepaal de omschrijving, eventuele standaard CC/BCC-e-mailadressen, en de tekst van het standaardbericht. Je hoeft geen handtekening in te vullen; deze wordt automatisch toegevoegd als je dit hebt ingesteld.
Klik op 'Standaardbericht opslaan'.
Hoe verstuur ik een bericht naar meerdere debiteuren tegelijkertijd?
Het is ook mogelijk om aan meerdere dossiers tegelijkertijd een bericht te sturen. Dit doe je op de onderstaande wijze:
Navigeer naar het facturen-, debiteuren-, of zakenoverzicht in Payt (afhankelijk van waar je het bericht wilt versturen).
Selecteer de dossiers waaraan je een bericht wilt versturen.
Klik op 'Berichten versturen'.
Voeg het onderwerp, bericht en een eventuele bijlage toe óf kies voor een standaardbericht.
Klik op 'Verstuur aan debiteur'.
Hetzelfde bericht zal nu afzonderlijk worden verstuurd naar alle geselecteerde dossiers.