Om transacties te koppelen aan dossiers heb je de module 'Afletteren' nodig. Lees meer: Hoe activeer ik de module 'Afletteren' in Payt?
Voorbereiding: transactie openen en dossier koppelen
Deze stappen gelden als begin voor alle scenario's met betalingsverschillen:
Open de transactie die je wilt afletteren.
Controleer of Payt al een dossier heeft gesuggereerd. Is dat het geval, dan is het betalingsverschil waarschijnlijk al ingevuld.
Staat er nog geen suggestie klaar? Koppel dan handmatig het juiste dossier aan de transactie. Payt probeert het betalingsverschil daarna automatisch in te vullen.
Klik op de drie streepjes rechtsboven het dossier om de boekingsregels te tonen. Je ziet dan welk bedrag op de hoofdsom van het dossier (factuur of incassozaak) wordt geboekt en welk bedrag als betalingsverschil wordt geboekt.
Klopt het ingevulde betalingsverschil niet, of is er geen automatische suggestie? Volg dan de stappen bij het scenario dat op jouw situatie van toepassing is.
Er is te weinig betaald
Als er te weinig is betaald, heb je twee opties: het verschil kwijtschelden (dan wordt het dossier afgerond) of het openstaande bedrag blijven opvolgen.
Optie 1: Verschil kwijtschelden
Kies deze optie als je het resterende bedrag niet meer wilt opvolgen.
Selecteer in een nieuwe boekingsregel als kosten 'Betalingsverschil'.
Vul het kwijt te schelden bedrag in de standaardvaluta van de administratie in.
Klik op het plus-icoon om de boekingsregel met het betalingsverschiltoe te voegen.
Klik onderaan de pagina op 'Verwerken'.
Het openstaande saldo van het dossier wordt op €0 gezet en er volgt geen verdere opvolging.
Voorbeeld: Je hebt een factuur van €45, er is €44 betaald. Je scheldt €1 kwijt. Je boekt €44 als 'Hoofdsom' betaling en €1 als 'Betalingsverschil'.
Optie 2: Openstaand bedrag blijven opvolgen
Kies deze optie als je het resterende bedrag nog wilt innen.
Verwijder het automatisch ingevulde betalingsverschil als Payt dit heeft ingevuld, zodat het openstaande saldo niet op €0 wordt gezet.
Klik onderaan de pagina op 'Verwerken'.
Het betaalde bedrag wordt geregistreerd en het resterende saldo blijft openstaand voor opvolging.
Voorbeeld: Je hebt een factuur van €45, er is €44 betaald. Je boekt €44 als betaling en laat €1 openstaan voor verdere opvolging.
Er is te veel betaald
Ook hier heb je twee opties: het verschil negeren (geen terugbetaling) of het teveel betaalde bedrag registreren op het dossier (zodat je het later kunt terugboeken).
Optie 1: Verschil negeren
Kies deze optie als je het teveel betaalde bedrag niet terugstort aan de debiteur óf als je dit al hebt gedaan.
Selecteer in een nieuwe boekingsregel als kosten 'Betalingsverschil'.
Selecteer als kosten 'Betalingsverschil'.
Vul het teveel betaalde bedrag in de standaardvaluta van de administratie in.
Klik op het plus-icoon om de boekingsregel met het betalingsverschiltoe te voegen.
Klik onderaan de pagina op 'Verwerken'.
Het openstaande saldo van het dossier wordt op €0 gezet.
Voorbeeld: Je hebt een factuur van €45, er is €46 betaald. Je boekt €45 als betaling op het dossier en €1 als betalingsverschil. Het openstaande bedrag van de factuur gaat van €45 naar €0.
Optie 2: Teveel betaald bedrag registreren op het dossier
Kies deze optie als je het teveel betaalde bedrag wilt terugstorten aan de debiteur. Door het te registreren op het dossier kun je de latere terugboeking eenvoudig hieraan koppelen.
Vul het volledige betaalde bedrag (inclusief het teveel betaalde deel) in als hoofdsombetaling op het dossier.
Klik onderaan de pagina op 'Verwerken'.
Het openstaande saldo van het dossier wordt bijgewerkt naar een negatief bedrag. Wanneer je de terugbetaling aan de debiteur doet, kun je die transactie aan dit dossier koppelen.
Voorbeeld: Je hebt een factuur van €45, er is €46 betaald. Je boekt €46 als betaling. Het openstaande bedrag van de factur gaat van €45 naar -€1. Later koppel je de terugboeking van €1 aan de factuur.