Wat is er veranderd?
De KNMT heeft haar standaard betalingsvoorwaarden vervangen door een invulbaar model. Gebruik je nog de oude KNMT-standaardvoorwaarden? Dan heb je nu officieel geen actuele betalingsvoorwaarden meer en moet je actie ondernemen. Dit artikel legt uit wat je moet doen en in welke volgorde.
Wat moet je doen?
Stap 1: Stel basisvoorwaarden op met het KNMT-model
Gebruik de online tool van KNMT om je basisvoorwaarden in te vullen. In het model maak je twee keuzes:
No-show beleid: welke annuleringstermijn hanteer je, en welk tarief per tijdsblok bij een no-show? De KNMT mag hierover geen richttarieven adviseren, dus dit bepaal je zelf.
Factoringclausule (artikel 9): laat dit artikel weg als je met Payt werkt. Payt is geen factoringmaatschappij, maar een softwarepartner die in jouw opdracht werkt. De factoringclausule is op Payt niet van toepassing en kan verwarring wekken bij patiënten.
Ben je lid van Vereniging Bevlogen Tandartsen (VBT)? De VBT hanteert haar eigen betalingsvoorwaarden. Jouw praktijkversie kun je maken met de contractgenerator van VBT, inclusief de onderdelen van Payt.
Let op: De KNMT adviseert nadrukkelijk om buiten de aangeboden keuzes géén wijzigingen aan te brengen in de modeltekst. Aanpassingen kunnen ertoe leiden dat je voorwaarden niet meer voldoen aan de wettelijke eisen.
Stap 2: Voeg aanvullende bepalingen voor Payt toe
Het KNMT-model heeft twee gebreken die relevant zijn voor Payt klanten:
Er staat geen concrete betalingstermijn in; het model verwijst alleen naar 'de wettelijke termijn' zonder een aantal dagen te noemen.
Er staat niets over wettelijke rente; als Payt rente toevoegt aan de opvolgingsflow, kan een patiënt dat betwisten als het niet in de voorwaarden staat.
Ook moet de rol van Payt als softwarepartner transparant zijn richting patiënten. Dit is een verplichting vanuit de AVG.
Document met aanvullende bepalingen
Download de aanvullende bepalingen van Payt en voeg deze als zelfstandig document toe naast het KNMT-model. De aanvulling bestaat uit:
Artikel A: Betalingstermijn van 14 dagen na de factuurdatum
Artikel B: Wettelijke rente (art. 6:119 BW) vanaf de vervaldatum
Artikel C: Rol van Payt B.V. als softwarepartner en verwerker van persoonsgegevens
Artikel D: Overdracht aan gerechtsdeurwaarder na het minnelijk traject
Belangrijk: De aanvullende bepalingen zijn een juridisch onderbouwde basistekst, maar geen juridisch advies. Laat de definitieve versie toetsen door een juridisch adviseur of de KNMT Ledenservice via ls@knmt.nl voordat je ze in gebruik neemt.
Optioneel: voorschot bij uitgebreide behandelingen
Vraag je bij kostenintensieve behandelingen (zoals implantaten, prothesen of orthodontie) vooraf een aanbetaling? Dan kun je optioneel ook Artikel E toevoegen aan je aanvullende bepalingen. Dit geldt niet voor alle praktijken. Je vindt dit artikel, inclusief toelichting en twee varianten, in het downloadbare document.
Hoe communiceer je de nieuwe voorwaarden naar je patiënten?
Goede betalingsvoorwaarden opstellen is stap één. De rechter toetst daarnaast ook of je patiënten aantoonbaar zijn geïnformeerd. Alleen verwijzen op je website of in de wachtkamer is dus niet voldoende.
Nieuwe patiënten
Stuur de betalingsvoorwaarden mee bij de inschrijfbevestiging (per e-mail of op papier). Stuur daarbij zowel het KNMT-model als de aanvullende bepalingen van Payt. Leg de overhandiging vast in het patiëntdossier: sla een kopie op van de verzonden e-mail of noteer dat de voorwaarden op papier zijn meegegeven. Bij een geschil moet je kunnen bewijzen dat overhandiging heeft plaatsgevonden.
Bestaande patiënten
Stuur de nieuwe voorwaarden eenmalig naar je volledige patiëntenbestand. Een handtekening of bevestiging van de patiënt is niet vereist, maar bewaar het bewijs van verzending. Publiceer de voorwaarden daarnaast op je praktijkwebsite en verwerk een verwijzing in je e-mailhandtekening, op briefpapier en op afsprakenkaartjes. Dit is een aanvulling op de actieve overhandiging; geen vervanging ervan.
Voeg bij de overhandiging altijd een verwijzing toe naar de actuele NZa-tarieven via allesoverhetgebit.nl.
Download de checklist
Download de checklist van Payt om stap voor stap te controleren of alles goed is ingesteld.
Volg het KNMT webinar
Op maandag 22 juni organiseert de KNMT een kosteloos webinar over betalingsvoorwaarden in de mondzorg. Heb je vragen over het nieuwe model of wil je meer weten over de wijzigingen? Meld je aan via de website van de KNMT.